Hovedforskjellen mellom et budsjett og en prognose er at et budsjett legger opp planen for hva en bedrift ønsker å oppnå, mens en prognose angir sine faktiske forventninger til resultater, vanligvis i et mye mer oppsummert format.
I hovedsak er et budsjett en kvantifisert forventning om hva en bedrift ønsker å oppnå. Dens egenskaper er:
Budsjettet er en detaljert fremstilling av fremtidige resultater, økonomiske stilling og kontantstrømmer som ledelsen ønsker at virksomheten skal oppnå i løpet av en viss tidsperiode.
Budsjettet kan bare oppdateres en gang i året, avhengig av hvor ofte toppledelsen vil revidere informasjon.
Budsjettet sammenlignes med faktiske resultater for å bestemme avvik fra forventet ytelse.
Ledelsen tar utbedrende skritt for å bringe de faktiske resultatene tilbake i tråd med budsjettet.
Budsjettet til faktisk sammenligning kan utløse endringer i ytelsesbasert kompensasjon betalt til ansatte.
Motsatt er en prognose et estimat på hva som faktisk vil oppnås. Dens egenskaper er:
Prognosen er vanligvis begrenset til store inntekter og utgiftsposter. Det er vanligvis ingen prognoser for finansiell stilling, selv om kontantstrømmer kan bli prognostisert.
Prognosen oppdateres med jevne mellomrom, kanskje månedlig eller kvartalsvis.
Prognosen kan brukes til kortsiktige driftshensyn, som for eksempel justeringer av bemanning, lagernivå og produksjonsplan.
Det er ingen variansanalyse som sammenligner prognosen med faktiske resultater.
Endringer i prognosen påvirker ikke resultatbasert kompensasjon som betales til ansatte.
Dermed er nøkkelforskjellen mellom et budsjett og en prognose at budsjettet er en plan for hvor en virksomhet vil hen, mens en prognose er en indikasjon på hvor den faktisk skal.
Realistisk, det mer nyttige av disse verktøyene er prognosen, for den gir en kortsiktig representasjon av de faktiske omstendighetene der en virksomhet befinner seg. Informasjonen i en prognose kan brukes til å iverksette umiddelbare tiltak. Et budsjett kan derimot inneholde mål som rett og slett ikke er oppnåelige, eller som markedsforholdene har endret seg så mye at det ikke er lurt å prøve å oppnå. Hvis et budsjett skal brukes, bør det i det minste oppdateres oftere enn en gang i året, slik at det har noe forhold til dagens markedsrealitet. Det siste punktet er spesielt viktig i et raskt skiftende marked, der forutsetningene som ble brukt for å lage et budsjett kan bli foreldet i løpet av få måneder.
Kort sagt, en bedrift trenger alltid en prognose for å avsløre sin nåværende retning, mens bruk av et budsjett ikke alltid er nødvendig.
