En fungerende prøvebalanse er en prøvebalanse som er i ferd med å bli justert. I konseptet er det en ujustert prøvebalanse, til hvilken justeringsoppføringer som trengs for å lukke en rapporteringsperiode (for eksempel for månedlig, kvartalsvis eller årsregnskap) legges til. Disse tilleggsoppføringene føres deretter inn i hovedboken, noe som resulterer i en fullført prøvebalanse. Arbeidsforsøksbalansen er nyttig for å teste et komplett sett med justeringsoppføringer for å bestemme deres innvirkning på regnskapet, før du faktisk lager oppføringene i hovedboken. Trinnene som kreves for å bruke en fungerende prøvebalanse (forutsatt at det eksisterer en regnskapsprogramvarepakke) er:
Skriv ut den gjeldende versjonen av den endelige prøvebalansen, eller (bedre ennå) konverter rapporten til et elektronisk regneark.
Angi alle justeringsoppføringer som trengs for å lukke måneden.
Legg merke til beskrivelsene og beregningene for hver justeringsoppføring nederst i rapporten.
Fremfør de justerte kontosaldoer til høyre side av rapporten og oversett dem manuelt til resultatregnskapet og balansen.
Revider justeringsoppføringene etter behov, basert på de foreløpige resultatene.
Opprett journaloppføringer for hver oppføring som er gjort i prøvebalansen, og legg dem inn i hovedboken sammen med forklaringer.
Skriv ut prøvebalansen igjen, og kontroller at alle oppføringene ble gjort til de riktige kontoene og i riktige beløp.
Kolonnene som brukes i en fungerende prøvebalanse (i rekkefølge fra venstre til høyre) er:
Kontonummer
Brukernavn
Avslutt belastning totalt
Avslutt kreditt totalt
For manuelle oppføringer: Tom plass for debetoppføringer
For manuelle oppføringer: Tom plass for kredittoppføringer
For finansregnskap: Tomt rom for å oppgi resultatregnskap og totalsummer
Arbeidsforsøksbalansen er en del av dokumentasjonen som kreves for å utarbeide regnskapet; det er ikke en del av regnskapsrapporteringspakken.
Det er ikke mulig å konstruere en balansert arbeidsforsøksbalanse i et enkelt inngangssystem; rapporten er kun designet for bruk med et bokføringssystem med dobbelt oppføring.
