En ugunstig avvik oppstår når en organisasjon sammenligner sine faktiske resultater med et budsjett eller standard. Avviket kan gjelde enten inntekter eller utgifter, og er definert som:
Ugunstig inntektsvarians . Når mengden faktisk inntekt er mindre enn standard eller budsjettert beløp. Dermed tilsvarer faktiske inntekter på $ 400 000 mot et budsjett på $ 450 000 en ugunstig inntektsvarians på $ 50 000.
Ugunstig utgiftsavvik . Når den faktiske utgiftsbeløpet er større enn standardbeløpet eller budsjettert beløp. Dermed tilsvarer faktiske utgifter på $ 250.000 mot et budsjett på $ 200.000 en ugunstig utgiftsavvik på $ 50.000.
Generelt er hensikten med en ugunstig varians å markere et potensielt problem som kan påvirke fortjenesten negativt, som deretter korrigeres. I virkeligheten fungerer ikke konseptet så bra. Problemet er at det bare er en ugunstig avvik i forhold til et standard- eller budsjettbeløp, og at baselinjebeløpet kan være umulig eller i det minste veldig vanskelig å oppnå. For eksempel:
Kjøpsprisavvik . Innkjøpspersonalet setter en standard kjøpesum for en widget på $ 2,00 per enhet, som den bare kan oppnå hvis selskapet kjøper i volumer på 10 000 enheter. Et eget initiativ for å redusere lagernivået krever kjøp i mengder på 1000 enheter. På lavere volumnivå kan selskapet bare kjøpe widgets til $ 3,00 per enhet. Dermed kan en ugunstig kjøpesumavvik på $ 1,00 per enhet ikke korrigeres så lenge lagerreduksjonsinitiativet fortsetter.
Arbeidseffektivitetsavvik . Et selskap som opererer med lange produksjonskjøringer setter lave arbeidskostnader per produsert enhet. Halvveis i året bytter den til et trekkbasert produksjonssystem der enheter bare produseres hvis det er kundeordre. Totalt opplever selskapet en massiv kostnadsnedgang, selv om det er en stor ugunstig arbeidseffektivitetsavvik som skyldes at de ansatte jobber på færre enheter.
Dermed er det nødvendig å gjennomgå de underliggende årsakene til en ugunstig avvik før man konkluderer med at det faktisk er et problem. Vanligvis er den beste indikatoren for en ugunstig avvik som krever sanering når baseline er historisk ytelse, snarere enn en vilkårlig standard.
Konseptet med en ugunstig varians brukes i unntaksrapportering, der ledere bare vil se de ugunstige avvikene som overstiger et visst minimumsbeløp (som for eksempel minst 10% av grunnlinjen og større enn $ 25 000). Hvis en ugunstig avvik overstiger minimumet, rapporteres det til ledere, som deretter iverksetter tiltak for å rette opp det underliggende problemet.
Det ugunstige varianskonseptet er spesielt nyttig i de organisasjonene som holder seg til et budsjett. I disse selskapene rapporterer en finansanalytiker avvik som er ugunstige i forhold til budsjettet. Ledere er da ansvarlige for å bringe avviket tilbake i samsvar med budsjettet.
Omvendt, hvis overholdelse av budsjetterte forventninger ikke håndheves strengt av ledelsen, kan rapporteringen av en ugunstig avvik kanskje ikke utløse noen handling i det hele tatt. Dette er spesielt sannsynlig når budsjettet bare brukes som en generell retningslinje.
