Hensikten med en prøvebalanse er å sikre at alle poster i organisasjonens hovedbok er riktig balansert. En prøvebalanse viser sluttbalansen i hver hovedbokskonto. Det totale dollarbeløpet av debet og kreditter i hver regnskapsoppføring skal stemme overens. Derfor, hvis debetbeløpet og kredittsummen på en prøvebalanse ikke stemmer overens, indikerer dette at en eller flere transaksjoner ble registrert i hovedboken som var ubalansert.
Fra et praktisk perspektiv tillater ikke regnskapsprogrammer at brukere kan legge inn ubalanserte oppføringer i hovedboken. Dette betyr at prøvebalansen ikke er nødvendig av enheter som har datastyrte systemer. Hvis en bedrift fremdeles bruker manuell journalføring, har prøvebalansen mer verdi, siden det er mulig å lage ubalanserte oppføringer i et slikt system.
Når et manuelt oppbevaringssystem brukes, blir prøvebalansen også brukt til å opprette regnskapet. Dette betyr at kontosaldoen i prøvebalansen blir samlet manuelt i ordrelinjene som finnes i regnskapet.
Revisorer bruker også prøvebalansen. De ber om det tidlig i en revisjon, og overfører sluttbalansen fra denne rapporten til revisjonsprogramvaren. De bruker deretter revisjonsprosedyrer for å teste disse balansene.
