Forhåndsbetalte utgifter er utgifter som ennå ikke er konsumert, og som aktiveres for en kort periode. Følgende prosedyre viser en konsekvent måte å belaste disse varene på.
Første anerkjennelse av forhåndsbetalte utgifter
Ved koding av leverandørfakturaer for innføring i regnskapssystemet, må du få skriftlig godkjenning fra assistentkontrolløren om at en fakturering skal kodes som en forhåndsbetalt kostnad. Ellers er standardoppføringen å registrere en utgift som en utgift.
Kontroller at varen som skal kodes som en forskuddsbetalt kostnad, er lik eller større enn selskapets minste kapitaliseringsgrense på $ ______. Hvis ikke, må du belaste det på bekostning i inneværende periode.
Kopier dokumentasjonen som er knyttet til varen, og oppbevar den i det forhåndsbetalte bindemiddelet.
Skriv inn den forhåndsbetalte varen i regnearket for amortisering av forskuddsbetalte utgifter, og noter begynnelses- og sluttdatoene for amortiseringsperioden, samt beløpet som aktiveres, leverandørens navn og kildedokumentets fakturanummer. Bare lineær amortisering er tillatt. Hvis varen ikke skal amortiseres ennå, noter du årsaken i regnearket.
Senere amortisering av forhåndsbetalte utgifter
Bekreft amortiseringsberegningene på det forskuddsbetalte utgiftsavskrivningsarket.
Ta den totale amortiseringen fra regnearket for inneværende periode og legg den inn i standardavskrivningsjournaloppføringen.
La assistentkontrolleren bekrefte oppføringen.
Legg inn amortiseringsoppføringen.
Avstemming av forhåndsbetalte utgifter
På slutten av hver måned skriver du ut detaljene for kontoen for forhåndsbetalte utgifter.
Match ordrelinjene i kontoen til den støttende detalj i regnearket for amortisering av forskuddsbetalte utgifter.
Hvis støttedetaljene ikke samsvarer med kontosaldoen, må du justere kontosaldoen med godkjenning fra assistentkontrolløren.
Merk: Hvis saldoen for en forhåndsbetalt ordrelinje faller under et angitt minimumsnivå, for eksempel $ 250, bør du vurdere å avskrive hele gjenværende saldo, og dermed eliminere behovet for å fortsette å spore gjenværende amortisering av varen.
