Finansiere

Prosedyre for forhåndsbetalte utgifter

Forhåndsbetalte utgifter er utgifter som ennå ikke er konsumert, og som aktiveres for en kort periode. Følgende prosedyre viser en konsekvent måte å belaste disse varene på.

Første anerkjennelse av forhåndsbetalte utgifter

  1. Ved koding av leverandørfakturaer for innføring i regnskapssystemet, må du få skriftlig godkjenning fra assistentkontrolløren om at en fakturering skal kodes som en forhåndsbetalt kostnad. Ellers er standardoppføringen å registrere en utgift som en utgift.

  2. Kontroller at varen som skal kodes som en forskuddsbetalt kostnad, er lik eller større enn selskapets minste kapitaliseringsgrense på $ ______. Hvis ikke, må du belaste det på bekostning i inneværende periode.

  3. Kopier dokumentasjonen som er knyttet til varen, og oppbevar den i det forhåndsbetalte bindemiddelet.

  4. Skriv inn den forhåndsbetalte varen i regnearket for amortisering av forskuddsbetalte utgifter, og noter begynnelses- og sluttdatoene for amortiseringsperioden, samt beløpet som aktiveres, leverandørens navn og kildedokumentets fakturanummer. Bare lineær amortisering er tillatt. Hvis varen ikke skal amortiseres ennå, noter du årsaken i regnearket.

Senere amortisering av forhåndsbetalte utgifter

  1. Bekreft amortiseringsberegningene på det forskuddsbetalte utgiftsavskrivningsarket.

  2. Ta den totale amortiseringen fra regnearket for inneværende periode og legg den inn i standardavskrivningsjournaloppføringen.

  3. La assistentkontrolleren bekrefte oppføringen.

  4. Legg inn amortiseringsoppføringen.

Avstemming av forhåndsbetalte utgifter

  1. På slutten av hver måned skriver du ut detaljene for kontoen for forhåndsbetalte utgifter.

  2. Match ordrelinjene i kontoen til den støttende detalj i regnearket for amortisering av forskuddsbetalte utgifter.

  3. Hvis støttedetaljene ikke samsvarer med kontosaldoen, må du justere kontosaldoen med godkjenning fra assistentkontrolløren.

Merk: Hvis saldoen for en forhåndsbetalt ordrelinje faller under et angitt minimumsnivå, for eksempel $ 250, bør du vurdere å avskrive hele gjenværende saldo, og dermed eliminere behovet for å fortsette å spore gjenværende amortisering av varen.