Debiteringer og kreditter er motstridende sider ved en regnskapsføring. De brukes til å endre sluttbalansen i hovedbokskontiene. Reglene for bruk av debet og studiepoeng i en journaloppføring er som følger:
Regel 1: Alle kontoer som normalt inneholder en belastningsbalanse vil øke i beløp når en debet (venstre kolonne) legges til dem, og reduseres når en kreditt (høyre kolonne) legges til dem. Kontotypene som denne regelen gjelder for, er utgifter, eiendeler og utbytte.
Regel 2: Alle kontoer som normalt inneholder en kredittbalanse vil øke i beløp når en kreditt (høyre kolonne) legges til dem, og reduseres når en debet (venstre kolonne) legges til dem. Kontotype som denne regelen gjelder for er forpliktelser, inntekter og egenkapital.
Regel 3: Kontakontoer reduserer saldoen på kontoene de er paret med. Dette betyr at (for eksempel) en kontokonto parret med en aktivakonto oppfører seg som om det var en gjeldskonto.
Regel 4: Det totale beløpet for belastninger må tilsvare det totale beløpet for kreditter i en transaksjon. Ellers sies det at en transaksjon er ubalansert, og regnskapet som en transaksjon er konstruert av vil være iboende feil. En regnskapsprogramvarepakke vil flagge alle journaloppføringer som er ubalanserte, slik at de ikke kan føres inn i systemet før de er korrigert.
Ved å følge disse debet- og kredittreglene, vil du være trygg på å gjøre oppføringer i hovedboken som er teknisk korrekte, noe som eliminerer risikoen for å ha en ubalansert prøvebalanse. Bare det å følge reglene garanterer imidlertid ikke at de resulterende oppføringene vil være korrekte i det vesentlige, siden det også krever kunnskap om hvordan du registrerer transaksjoner innenfor gjeldende regnskapsramme (for eksempel Generelt aksepterte regnskapsprinsipper eller International Financial Reporting Standards).
