Ledelse ved unntak er praksisen med å undersøke de økonomiske og operasjonelle resultatene til en virksomhet, og bare bringe ledelsen oppmerksom på problemer hvis resultatene representerer betydelige forskjeller fra det budsjetterte eller forventede beløpet. For eksempel kan det hende at bedriftskontrolløren blir pålagt å varsle ledelsen om de utgiftene som er større enn $ 10.000 eller 20% høyere enn forventet.
Formålet med management by exception-konseptet er å bare plage ledelsen med de viktigste avvikene fra planlagt retning eller resultat av virksomheten. Ledere vil antagelig bruke mer tid på å ta vare på og korrigere disse større avvikene. Konseptet kan finjusteres, slik at mindre avvik blir gjort oppmerksom på ledere på lavere nivå, mens en enorm avvik rapporteres direkte til toppledelsen.
Fordeler med ledelse ved unntak
Det er flere gyldige grunner til å bruke denne teknikken. De er:
Det reduserer mengden økonomiske og operasjonelle resultater som ledelsen må gjennomgå, noe som er en mer effektiv bruk av tiden deres.
Rapportskribenten koblet til regnskapssystemet kan settes til å automatisk skrive ut rapporter med oppgitte intervaller som inneholder de forhåndsbestemte unntaksnivåene, som er en minimalt invasiv rapporteringsmetode.
Denne metoden lar ansatte følge sine egne tilnærminger for å oppnå resultatene som er pålagt i selskapets budsjett. Ledelsen vil bare gå inn hvis det foreligger unntaksforhold.
Selskapets revisorer vil gjøre henvendelser om store unntak som en del av deres årlige revisjonsaktiviteter, så ledelsen bør undersøke disse spørsmålene i forkant av revisjonen.
Ulemper ved ledelse ved unntak
Det er flere problemer med konseptet management by exception, som er:
Dette konseptet er basert på eksistensen av et budsjett som faktiske resultater sammenlignes med. Hvis budsjettet ikke var godt formulert, kan det være et stort antall avvik, hvorav mange er irrelevante, og som vil kaste bort tiden til alle som etterforsker dem.
Konseptet krever bruk av finansanalytikere som utarbeider avvikssammendrag og presenterer denne informasjonen for ledelsen. Dermed kreves et ekstra lag med bedriftsomkostninger for å få konseptet til å fungere skikkelig. Dessuten vil en inkompetent analytiker kanskje ikke gjenkjenne et potensielt alvorlig problem, og vil ikke gjøre ledelsen oppmerksom på det.
Dette konseptet er basert på kommando-og-kontroll-systemet, der forholdene overvåkes og beslutninger tas av en sentral gruppe av toppledere. Du kan i stedet ha en desentralisert organisasjonsstruktur, der lokale ledere kan overvåke forholdene daglig, og derfor ikke trenger et unntaksrapporteringssystem.
Konseptet forutsetter at bare ledere kan korrigere avvik. Hvis en virksomhet i stedet ble strukturert slik at ansatte i frontlinjen kunne takle de fleste avvik så snart de oppsto, ville det være lite behov for ledelse unntaksvis.
