Kostnadsstyring er kontrollen av faktiske eller forventede kostnader som en virksomhet pådrar seg. Dette brukes best som en formalisert prosess ved å bruke noen eller alle av følgende trinn:
- Samle informasjon om nåværende og anslåtte kostnader. Dette kommer vanligvis fra hovedboken for faktiske kostnader, men informasjonen kan også samles gjennom et aktivitetsbasert kostnadssystem eller en mindre formell innsamlingsmetodikk. Anslåtte kostnader kommer fra sammenligninger med lignende prosjekter eller produkter, eller estimater basert på anslåtte regninger.
- Gjennomgå den innsamlede informasjonen for å se om kostnadene kan reduseres eller unngås helt. Dette kan inkludere separasjon av kostnader i faste, variable og blandede kostnader, gjennomgang av kostnader på en trendlinje, analyse av innvirkning på driften av flaskehals og sammenligning av kostnader til referanseselskaper.
- Rapportere resultatene av analysen til ledelsen, med anbefalte handlinger.
- Sette opp kontroller for å sikre at endringer pålagt av ledelsen overholdes på den tiltenkte måten.
- Overvåke eventuelle endringer pålagt av ledelsen som et resultat av denne analysen, for å se hvordan endringene har endret kostnadsprofilen til virksomheten.
Hvis en bedrift prøver å håndtere kostnader knyttet til fremtidige aktiviteter (for eksempel design av et nytt produkt eller bygging av et nytt hovedkontor), er kostnadsstyringsaktivitetene noe forskjellige. En av følgende aktiviteter kan følges:
- Bruke målkostnad for kontinuerlig å estimere kostnader ettersom funksjoner legges til eller trekkes fra et prosjekt (vanligvis et nytt produkt).
- Bruk milepælgjennomganger for å sammenligne kostnadene som opprinnelig ble anslått til faktiske kostnader. Disse vurderingene kan noen ganger resultere i direkte kansellering av prosjekter.
Kostnadsstyring kan også innebære en enkel overvåkingsfunksjon, der det ikke er noe øyeblikkelig behov for å gjøre endringer. I dette tilfellet kan følgende tilnærminger til kostnadsstyring følges:
- Bruke variansanalyse for å markere eventuelle forskjeller mellom påløpte kostnader og budsjetterte kostnader.
- Bruk av unntaksanalyse for å markere bare de avvikene fra budsjetterte kostnader som overstiger en viss terskel.
- Bruke trendanalyse for å notere langsiktige endringer i visse kostnader.
Kort sagt er kostnadsstyring et bredt tema som omfatter en rekke datainnsamlings-, analyse-, rapporterings- og kontrollaktiviteter. Hvert selskap som ønsker å være lønnsomt på lang sikt, må bruke en betydelig andel av tiden på å ta seg av kostnadsstyringsaktiviteter.
