Lagerfeil kan føre til at sluttbeholdningsbalansen blir feil, noe som igjen påvirker kostnadene for solgte varer og fortjeneste. Gitt den alvorlige regnskapseffekten av lagerfeil, bør man være klar over hvilke typer feil som kan oppstå i et beholdningssystem. Her er noen av de vanligste feilene du må være oppmerksom på:
Feil antall enheter . Kanskje den mest åpenbare feilen, dette er når den fysiske tellingen av varelageret er feil, noe som resulterer i en for høy eller lav lagermengde som deretter oversettes til en verdsettelsesfeil når du multipliserer den med enhetskostnaden.
Feil måleenhet . Dette er når du teller en viss mengde og legger den inn i regnskapsregistrene, men den angitte måleenheten i varehovedfilen for den varen er forskjellig fra det du antok. Dermed teller du kanskje i individuelle enhetsmengder, men måleenheten i datamaskinen er satt til dusinvis, så mengden din er nå feil med en faktor på tolv. Andre varianter bruker inches i stedet for centimeter, eller unser i stedet for pund.
Feil standardkostnad . I et standard kostnadssystem lagrer du standardkostnaden for en vare i varens hovedfil. Hvis ingen justerer dette tallet for å matche faktiske kostnader, blir beholdningen verdsatt til en kostnad som ikke samsvarer med de faktiske kostnadene.
Feil lagdeling . Hvis du bruker et lagringssystem for lagerkostnader, for eksempel FIFO eller LIFO, må systemet tilordne en kostnad til en vare basert på lagerlaget den ligger i. Systemfeil er mulig her. Hvis du gjør dette manuelt, kan du anta en stor andel operatørfeil.
Feil delenummer . Du kan anta at noe du teller har et visst delenummer, og vil tildele lagerbeholdningen til det delenummeret i datasystemet. Men hva om den virkelig har et annet delenummer? Da gjorde du bare den doble feilen ved å innføre riktig telling på feil del, og å ikke tildele noe antall i det hele tatt til riktig delenummer.
Syklus telling justeringsfeil . En syklus teller kan finne en feil i en varetelling og foretar en justering i regnskapsregistrene for å fikse den. Dette er et problem hvis det allerede er en oppføring som ennå ikke er lagt inn i systemet, som allerede ville ha korrigert "feilen". Denne transaksjonsforsinkelsen kan forårsake store problemer når det er et aktivt syklustellingssystem på plass.
Kundeeid lager . Kunder kan ha noe av lageret ditt på stedet, så du kan feilaktig telle det som om det er din egen beholdning.
Varelager . Du kan ha lagerbeholdning hos forhandlere, og glem å telle det.
Feil avskjæring . Beholdningen kan komme til mottakerdokken under en fysisk telling, så du inkluderer den i tellingen. Problemet er at den tilsvarende leverandørfakturaen kanskje ikke har nådd regnskapsavdelingen ennå, så du har nettopp registrert varelager som det ikke koster noe.
Overfør ubalanse . Beholdningssystemet kan settes opp slik at du krever at du reduserer varemengden i en avdeling, og øker varemengden separat i en annen avdeling når du overfører lageret i selskapet. Hvis du gjør det ene, men ikke det andre, har du enten det samme varelageret rapportert to steder samtidig, eller så ligger det ikke noe sted i det hele tatt.
Feil skrapavlastning fra tilbakespyling . Backflushing er hvor du reduserer saldoen i lagerregistreringer basert på antall produserte enheter av ferdigvarer. Det er basert på antagelsen om at standardkomponentmengdene som er oppført i materiallisten er korrekte; Imidlertid, hvis skrap og ødeleggelse er forskjellig, vil feil enhetsmengder bli fjernet fra lagerregistrene. Du trenger et utmerket rapporteringssystem for skrap for å redusere dette problemet.
Hvis en varefeil har resultert i en økning i den registrerte mengden sluttbeholdning, betyr dette at kostnaden for solgte varer er undervurdert, slik at fortjenesten blir overvurdert. Omvendt, hvis en varefeil har resultert i en reduksjon i den registrerte mengden sluttbeholdning, betyr dette at kostnadene for solgte varer er overvurdert, slik at fortjenesten blir undervurdert.
