Problemer med selskapets anskaffelseskort
Mange organisasjoner tillater sine ansatte å bruke personlige kredittkort for å kjøpe varer og tjenester på vegne av virksomheten, som de får refusjon for. Denne tilnærmingen utgjør en risiko for de ansatte, siden selskapet kan velge å ikke refundere dem, ellers kan en kontant krise forsinke refusjonen. Et høyere grad av raffinement som unngår dette problemet, er å utstede innkjøpskort til noen ansatte, som gjør det mulig for dem å foreta visse typer kjøp som selskapet vil betale for direkte.
Hvis en av disse innkjøpsmetodene er tillatt, kan ansatte ganske mye kjøpe noe fra noen, noe som kan omgå selskapets innkjøpsregler for å håndtere en kort liste over foretrukne leverandører. Innkjøpskort distribueres vanligvis bare til en liten gruppe individer, og etterlater alle andre uten en pålitelig innkjøpsmetode for mindre gjenstander, unntatt refusjon fra selskapet.
Spøkelseskortet
Et tredje innkjøpsalternativ som forbigår problemene som de to første alternativene presenterer, er spøkelseskortet. Et spøkelseskort er ganske enkelt et kredittkortnummer som er spesifikt for hver bedriftsavdeling, til bruk for alle i den avdelingen. Kjøp gjort på hvert av disse kortene blir deretter belastet tilbake til avdelingen som kortet ble utstedt til.
Ghost card-konseptet gjør det lettere å tilordne kostnadene for innkjøpte varer til bestemte avdelinger, samtidig som det gir flere ansatte tilgang til dette innkjøpsalternativet. Denne tilnærmingen øker også hastigheten som selskapet blir gjort oppmerksom på kjøp av ansatte utgifter levert for refusjon blir noen ganger ikke videresendt til betalbare kontoer i flere måneder.
Et spøkelseskort kan til og med utstedes til utvalgte leverandører. Disse leverandørene belaster ganske enkelt kortnummeret for hvert selskapskjøp som gjøres gjennom dem, noe som reduserer papirene som normalt vil være knyttet til hvert enkelt kjøp.
Til slutt bør leverandøren av spøkelseskort kunne portere data om kjøp som er gjort direkte til systemet for leverandørgjeldskontoer, slik at det ikke kreves innføring av data fra leverandørens ansatte.
En ulempe med spøkelseskortet er at tidligere ansatte fremdeles kan prøve å bruke det; dette ville ikke være tilfelle hvis de hadde fått utstedt et spesifikt anskaffelseskort, siden kortet skulle trekkes tilbake og nummeret ble deaktivert da de forlot selskapet.
