Forskjellen mellom faste og variable kostnader er at faste kostnader ikke endres med aktivitetsvolum, mens variable kostnader er nært knyttet til aktivitetsvolumer. Dermed påløper faste kostnader over en periode, mens variable kostnader påløper når enheter produseres.
Denne forskjellen er en viktig del av forståelsen av de økonomiske egenskapene til en virksomhet. Hvis kostnadsstrukturen hovedsakelig består av faste kostnader (for eksempel et oljeraffineri), er ledere mer sannsynlig å akseptere lave priser på sine produkter for å generere tilstrekkelig salg til å dekke de faste kostnadene. Dette kan føre til økt konkurranse i en bransje, siden de alle sannsynligvis har samme kostnadsstruktur, og alle må dekke sine faste kostnader. Når faste kostnader er betalt, har alt mersalg vanligvis ganske høye marginer. Dette betyr at en virksomhet med høy fast kostnad kan gi veldig store fortjenester når salget øker, men kan medføre like store tap når salget går ned.
Hvis kostnadsstrukturen hovedsakelig består av variable kostnader (for eksempel en tjenestevirksomhet), må ledere skaffe et overskudd på hvert salg, og er derfor mindre tilbøyelige til å godta tilbud fra kunder til lave priser. Disse virksomhetene kan enkelt dekke sine små mengder faste kostnader. Variable kostnader har en tendens til å utgjøre en relativt høy andel av salget, så fortjenesten som genereres ved hvert enkelt salg når faste kostnader er dekket, har en tendens til å være lavere enn under et høyt fast kostnadsscenario.
Eksempler på faste kostnader er leie, forsikring, avskrivninger, lønn og verktøy. Eksempler på variable utgifter er direkte materialer, salgsprovisjoner og kredittkortgebyrer.
