En kjøpsjournal er en datterselskapsjournal der lagres informasjon om kjøpstransaksjoner. Denne journalen finnes oftest i et manuelt regnskapssystem, der det er nødvendig å forhindre kjøpstransaksjoner med stort volum fra å overvelde hovedboken. Alle typer kjøp foretatt på kreditt er registrert i kjøpsjournalen, inkludert følgende:
Kontorrekvisita
Tjenester
Varer ervervet for videresalg
Enhver transaksjon som er inngått i kjøpsjournalen innebærer en kreditt til kontoen som skal betales og en belastning på utgiften eller aktivakontoen som et kjøp gjelder. For eksempel vil debet som gjelder kjøp av kontorrekvisita være på utgiftskontoen. Journalen inkluderer også registreringsdatoen, navnet på leverandøren som blir betalt, en kildedokumentreferanse og fakturanummeret. Valgfrie tillegg til dette grunnleggende settet med informasjon er betalingsfrist og autoriserende bestillingsnummer.
Med jevne mellomrom, og senest ved utgangen av hver rapporteringsperiode, blir informasjonen i innkjøpsjournalen oppsummert og lagt ut til hovedboken. Dette betyr at kjøpene som er oppgitt i hovedboken bare er på det mest aggregerte nivået. Hvis en person undersøkte detaljene i et kjøp, ville det være nødvendig å gå tilbake til kjøpsjournalen for å finne en referanse til kildedokumentet.
