Kostnadsvariansanalyse er et kontrollsystem som er designet for å oppdage og korrigere avvik fra forventede nivåer. Den består av følgende trinn:
Beregn forskjellen mellom påløpt kostnad og forventet kostnad
Undersøk årsakene til forskjellen
Rapporter denne informasjonen til ledelsen
Gjør korrigerende tiltak for å bringe de påløpte kostnadene nærmere i samsvar med de forventede kostnadene
Den mest enkle formen for kostnadsvariansanalyse er å trekke den budsjetterte eller standardkostnaden fra de faktiske påløpte kostnadene, og rapportere om årsakene til forskjellen. En mer raffinert tilnærming er å dele denne forskjellen i to elementer, som er:
Prisavvik . Den delen av avviket forårsaket av en forskjell mellom den faktiske og forventede prisen på varene eller tjenestene.
Volumvarians . Den delen av avviket forårsaket av endring i volumet på varer eller tjenester som er bestilt.
For eksempel har et selskap en ugunstig avvik i kostnadene for solgte varer på $ 40.000. En detaljert kostnadsvariansanalyse avslører at selskapet solgte flere hundre flere enheter enn forventet, og kostnaden for de ekstra enhetene utgjorde $ 35 000 av variansen. Dette var knapt et tegn på dårlig ytelse, siden det antydet at selskapet solgte flere enheter. Bare de resterende $ 5000 av den ugunstige variansen var på grunn av uvanlig høye priser, som deretter kunne undersøkes i detalj. Derfor er det ofte fornuftig å dele inn kostnadsvariansanalyse i pris- og volumavvik, og derved få bedre innsikt i påløpte kostnader.
Kostnadsavviksanalyse er en sentral prinsipp for budsjettering, siden det krever involvering av finansanalytikere i alle aspekter av driften for å se om en virksomhet følger sine planlagte aktiviteter. Imidlertid kan kostnadsvariansanalyse også være for streng til å tvinge en virksomhet til å følge en driftsplan som er blitt utdatert, og tillater ikke at den i stedet skifter finansiering til mer relevante prosjekter. Således, fra et kontinuerlig strategisk perspektiv, kan ikke kostnadsvariansanalyse være en god ting. I stedet er flere avslappede varianter av konseptet:
Utfør analysen bare når det ser ut til å være et klart tilfelle av alvorlige høye kostnader
Utfør analysen bare i områder der kostnadene er av langvarig karakter og ikke forventes å endre seg mye (for eksempel i administrative funksjoner)
Gjennomfør analysen bare for anskaffede virksomheter, for å lære om kostnadene deres, og avslutt eventuell tilleggsanalyse
