Innkjøpsboka er en underbok der kjøp blir registrert. Innkjøpsboksen er en del av regnskapsavdelingens database; det vedlikeholdes ikke av innkjøpsavdelingen. Hovedboken er nyttig for å adskille en registrering av beløpene et selskap bruker med sine leverandører. Innkjøpsboksen viser hvilke kjøp som er betalt for og hvilke kjøp som fortsatt er utestående. En typisk transaksjon som er inngått i kjøpsboksen vil registrere en gjeldskonto, etterfulgt av en betalingstransaksjon som eliminerer gjeldskontoen på et senere tidspunkt. Dermed vil det sannsynligvis være en utestående kontosaldo i hovedboken når som helst.
Hvis innkjøpsvolumet er relativt lavt, er det ikke behov for en innkjøpsbok. I stedet registreres denne informasjonen direkte i hovedboken.
Hvis du skulle føre en manuell oversikt over kjøpshovedboken, kan den inneholde vesentlig mer informasjon enn det som nettopp var angitt. Datafeltene i en manuelt utarbeidet hovedbok kan inneholde følgende informasjon for hver transaksjon:
Kjøpsdato
Leverandørkode (eller navn)
Leverandørens fakturanummer
Innkjøpsordrenummer (hvis brukt)
Identifiseringskode for kjøpt vare (kan være varehovedkode eller leverandørens referansenummer)
Beløpet betalt
Moms betalt
Betalingsflagg (angir om det er betalt eller ikke)
Det primære dokumentet som er registrert i innkjøpsboksen er leverandørfakturaen. Hvis leverandører gir kreditt tilbake til virksomheten for varer som returnerte varer eller varer som er skadet under transport, registrerer du også kreditnotaer som er utstedt av leverandører i kjøpesedelen. Det kan også utstedes en kreditnota for volumrabatt, selv om denne kreditten kan gjelde et antall kjøp samlet, og det kan ikke spores tilbake til en enkelt kjøpstransaksjon.
Informasjonen i innkjøpsboksen samles med jevne mellomrom og bokføres til en konto i hovedboken, som er kjent som en kontrollkonto. Kjøpsbokskontokontoen brukes til å unngå å rote hovedboken med den enorme mengden informasjon som vanligvis er lagret i kjøpesedelen. Umiddelbart etter konteringen, skal saldoen i kontrollkontoen matche saldoen i kjøpsboksen. Siden ingen detaljerte transaksjoner er lagret i kontrollkontoen, må alle som ønsker å undersøke kjøpstransaksjoner bore seg ned fra kontrollkontoen til innkjøpsboksen for å finne dem.
Før du stenger bøkene og genererer regnskap på slutten av en regnskapsperiode, må du fylle ut alle oppføringene i kjøpesedelen, lukke hovedboken for den perioden og bokføre totalene fra kjøpesedelen til hovedboken.
Lignende vilkår
Kjøpsboksen er også kjent som kjøpsledger eller underkonto for kjøp.
