En avstemmingserklæring er et dokument som begynner med et selskaps egen oversikt over en kontosaldo, legger til og trekker fra avstemmende elementer i et sett med ekstra kolonner, og bruker deretter disse justeringene for å komme til posten til den samme kontoen som en tredjepart har. Hensikten med avstemmingserklæringen er å gi en uavhengig verifisering av sannheten i saldoen i firmakontoen, samt å avklare forskjellene mellom de to versjonene av kontoen.
Forskjellene mellom de to regnskapene er beskrevet i avstemmingsoppgaven, som gjør det lettere å fastslå hvilke av avstemmingspostene som kan være ugyldige og trenger justering. Avstemmingsuttalelser er et nyttig verktøy for både interne revisorer og eksterne revisorer. Eksterne revisorer vil sannsynligvis ønske å bruke internt utarbeidede avstemmingsuttalelser som en del av revisjonsprosedyrene, siden uttalelsene tillater dem å fokusere på avstemming av poster, spesielt i storbalansekontoer som er vesentlig viktige komponenter i regnskapet.
Avstemmingsuttalelser er ofte konstruert i følgende situasjoner:
Bankkontoer . Bankavstemmingen sammenligner saldoen mellom et selskaps versjon av kontantsaldoen og bankens versjon, vanligvis med mange avstemmende poster for slike poster som innskudd i transitt og ikke-kasserte sjekker. Denne avstemmingen er vanligvis gitt som en modul i selskapets regnskapsprogramvare.
Gjeldskontoer . Gjeldsavstemningen sammenligner gjeldsbeløpet i henhold til selskapet og dets utlåner. Det kan være forskjeller som krever avstemming når selskapet betaler utlåner, og utlåner har ennå ikke registrert betalingen i sine bøker.
Kundefordringer . Avstemmingen mellom fordringer er vanligvis konstruert på et uformelt grunnlag for individuelle kunder, og sammenligner deres versjon av utestående fordringer med selskapets versjon.
Leverandørgjeld . Gjeldsavstemmingen konstrueres også vanligvis på uformell basis av den enkelte leverandør, og sammenligner deres versjon av utestående betalbare saldoer med selskapets versjon.
Avstemmingsuttalelser er i det minste nyttige for å merke seg tidsforskjeller når den samme transaksjonen blir registrert av begge parter i den. Uttalelsene er enda mer nyttige for å avklare vesentlige forskjeller mellom beløpene som er registrert for en transaksjon, noe som kan kreve justeringer av hver av partene for å endre sine balanseførte saldoer.
