Journaler og hovedbøker er der forretningstransaksjoner blir registrert i et regnskapssystem. I hovedsak lagres detaljnivåinformasjon for individuelle transaksjoner i en av flere mulige tidsskrifter, mens informasjonen i tidsskriftene deretter blir oppsummert og overført (eller lagt ut) til en hovedbok. Innleggingsprosessen kan finne sted ganske ofte, eller kan være like sjelden som slutten av hver rapporteringsperiode. Informasjonen i hovedboken er det høyeste nivået av informasjonsaggregering, hvorfra det blir produsert prøvebalanser og regnskaper.
Vanligvis vil en bruker av finansiell informasjon gjennomgå sammendragsnivåinformasjonen som er lagret i en hovedbok, kanskje ved hjelp av forholdsanalyse eller trendanalyse, for å finne uregelmessigheter som krever nærmere undersøkelse. De henviser deretter til den underliggende journalinformasjonen for å få tilgang til detaljene om hva som utgjør informasjonen i reskontroen (som kan resultere i en enda mer detaljert undersøkelse av støttedokumenter). Dermed kan informasjon rulles fra tidsskrifter til hovedbøker for å lage regnskap, og rulles ned for å undersøke individuelle transaksjoner.
Det kan være flere tidsskrifter, som vanligvis handler om områder med høyt volum, for eksempel kjøpstransaksjoner, kontantkvitteringer eller salgstransaksjoner. Mindre hyppige transaksjoner, for eksempel avskrivningsposter, er generelt samlet i den generelle journalen.
Informasjon blir registrert i tidsskrifter i kronologisk rekkefølge etter individuell transaksjon, noe som gjør det lettere å sortere gjennom informasjon og finne de spesifikke elementene som brukerne trenger. Informasjon blir registrert i en hovedbok i et antall kontoer, som vanligvis sorteres i følgende rekkefølge:
Aktivakontoer
Ansvarsregnskap
Aksjekontoer
Inntektskontoer
Utgiftskontoer
I et datastyrt regnskapssystem kan begrepene tidsskrifter og reskontorer ikke engang brukes. I en mindre organisasjon kan brukerne tro at alle deres forretningstransaksjoner blir registrert i hovedboken, uten lagring av informasjon i en journal. Bedrifter med stort transaksjonsvolum kan fortsatt bruke systemer som krever adskillelse av informasjon i tidsskrifter. Dermed er konseptene noe gjørmete i et datastyrt miljø, men holder det fortsatt i et manuelt bokføringsmiljø.
