Et jobbkostnadssystem innebærer prosessen med å samle informasjon om kostnadene knyttet til en bestemt produksjons- eller servicejobb. Denne informasjonen kan være nødvendig for å overføre kostnadsinformasjonen til en kunde i henhold til en kontrakt der kostnadene blir refundert. Informasjonen er også nyttig for å bestemme nøyaktigheten til et selskaps estimeringssystem, som skal kunne sitere priser som gir en rimelig fortjeneste. Informasjonen kan også brukes til å tildele produserbare varer oppfinnelige kostnader.
Et jobbkostnadssystem må samle følgende tre typer informasjon:
Direkte materialer . Jobbkostnadssystemet må kunne spore kostnadene for materialer som brukes eller skrotes i løpet av jobben. Dermed, hvis en bedrift konstruerer en skreddersydd maskin, må kostnadene for metallplaten som brukes i konstruksjonen akkumuleres og belastes jobben. Systemet kan kompilere denne kostnaden gjennom manuell sporing av materialer på kostnadsark, eller informasjonen kan belastes ved hjelp av online terminaler i lageret og produksjonsområdet. Vanligvis er materialer utstyrt for en jobb i lageret, og belastes for en bestemt jobb på det tidspunktet. Hvis resten av materialet senere blir returnert til lageret, blir kostnadene trukket fra jobben, og de returneres til lagring.
Direkte arbeidskraft . Jobbkostnadssystemet må spore kostnadene for arbeidskraften som brukes på en jobb. Hvis en jobb er relatert til tjenester, kan direkte arbeidskraft utgjøre nesten alle jobbkostnadene. Direkte arbeid tildeles vanligvis til en jobb med et tidskort (ved hjelp av en stanseklokke), timeliste (hvor arbeidstimer registreres manuelt) eller med et nettverksklokkeslettprogram på en datamaskin. Denne informasjonen kan også registreres på en smarttelefon eller via Internett. I alle tilfeller må brukeren identifisere jobben riktig, slik at kostnadsinformasjonen kan brukes på riktig jobb.
Overhead . Jobbkostnadssystemet tilordner faste kostnader (for eksempel avskrivning på produksjonsutstyr og husleie) til en eller flere kostnadsbassenger. Ved slutten av hver regnskapsperiode tildeles det totale beløpet i hver kostnadsgruppe til de forskjellige åpne jobbene basert på noen allokeringsmetoder som blir brukt konsekvent.
I praksis kan det hende at et jobbkostnadssystem må skreddersys etter kundens krav. Noen kunder tillater bare at visse kostnader belastes jobbene sine. Dette er mest vanlig i kosttilskuddssituasjoner der kunden har avtalt kontrakt om å refundere et selskap for alle kostnader som belastes en bestemt jobb. Derfor kan et jobbkostnadssystem inneholde et stort antall spesialiserte regler som ikke er bredt anvendelige for alle jobber som det samles informasjon om.
Når en jobb er fullført, må det settes et flagg i jobbkostnadssystemet for å legge ned jobben. Ellers er det stor sannsynlighet for at ansatte vil fortsette å ta tid for det, og at de vil fortsette å tiltrekke seg en tildelt overheadkostnad ved slutten av hver påfølgende måned.
Så lenge en jobb er under konstruksjon, blir den kompilerte kostnaden registrert som varelager. Når jobben er fakturert til kunden (eller avskrevet), blir kostnaden flyttet til kostnaden for solgte varer. Denne tilnærmingen sikrer at inntektene er knyttet til utgifter i samme tidsperiode. Et selskaps revisorer kan prøve å verifisere hvor godt jobbkostnadssystemet fungerer, for å se om de kan stole på dets evne til å kompilere kostnader for varelager, samt å belaste kostnadene til kostnadene innen riktig rapporteringsperiode.
Eksempel på jobbkostnad
ABC Corporation starter opp jobb 1001. I den første driftsmåneden akkumulerer jobben $ 10.000 direkte materielle kostnader, $ 4500 direkte arbeidskostnader, og tildeles $ 2000 i faste utgifter. Dermed har systemet samlet ved utgangen av måneden $ 16 500 for jobb 1001. Denne kostnaden lagres midlertidig som et varelager. ABC fullfører deretter jobben og fakturerer kunden. På den tiden overføres $ 16,500 fra lager og inn i kostnadene for solgte varer.
