En mottaksprosedyre er nødvendig for å inspisere alle innkommende varer riktig, merke dem med koder og registrere dem som mottatt.
Inspiser innkommende varer (mottakende personale)
- Ved mottak av en levering må du matche de mottatte varene til beskrivelsen som er angitt på den medfølgende konnossementet, samt beskrivelsen på den tilhørende innkjøpsordren. Store avvik kan føre til avvisning av de leverte varene.
- Hvis det ikke er noen autoriserende innkjøpsordre og innkjøpssjefen ikke utsteder et frafall, avvis de leverte varene.
- Bruk en fortrykt mottakssjekkliste for å inspisere hver levering. Varer som sannsynligvis krever gjennomgang er mottatt antall, sammenligning med en kvalitetsterskel og dato og klokkeslett for mottakelse. Legg merke til eventuelle avvik på sjekklisten. Start sjekklisten når gjennomgangen er fullført.
- Signer en kopi av konnossementet for å indikere at leveransen er inspisert og akseptert.
Identifisere og merke alle mottatte beholdninger (mottakende personale)
- Identifiser hvert element i en levering og sørg for at det er riktig merket med en strekkodet kode som inkluderer varenummer, mengde og måleenhet. Hvis det er noe usikkerhet med hensyn til hvilket varenummer du skal bruke, ta kontakt med seniorlagerpersonalet eller innkjøpsavdelingen.
Logg inn mottatte elementer (Motta ansatte)
- Oppdater mottaksloggen med dato og klokkeslett for mottak av hver levering, samt navnet på avsenderen, leverandøren, bestillingsnummeret og beskrivelsen av mottatte varer.
- Send en kopi av den signerte konnossementet til fakturaføreren i regnskapsavdelingen.
- Legg inn hovedkopien av fakturering etter dato i arkivområdet.
Merk: Hvis en levering ankommer når en fysisk varetelling blir gjennomført, skal du adskille varene i et tydelig merket lagerområde, og ikke registrere disse varene i lagerdatabasen før etter at den fysiske tellingsprosessen er fullført.
