En lønnsjournal er en detaljert oversikt over regnskapstransaksjoner relatert til lønn. Mindre organisasjoner kan registrere lønnstransaksjoner direkte i hovedboken, men større selskaper vil oppdage at det store volumet av disse transaksjonene vil tette hovedboken. I stedet registrerer de lønnsrelaterte transaksjoner i lønnsjournalen, og registrerer deretter en enkelt oppsummeringsnivåoppføring i hovedboken som gjenspeiler alle transaksjonene som er registrert i lønnsjournalen. I regnskapsprogramvaresystemer bokfører programvaren med jevne mellomrom transaksjonssummer fra lønnsjournalen til hovedboken, vanligvis når en bruker ber om det.
Hvis du trenger å undersøke en bestemt lønnstransaksjon og firmaet ditt bruker en lønnsjournal, må du utføre forskningen i lønnsjournalen, siden detaljnivåinformasjonen ikke vil være tilgjengelig i hovedboken.
Lønnsstaben oppretter journaloppføringer som er registrert i lønnsjournalen, spesielt fra de periodiske lønnene. Det kan også være et hvilket som helst antall spesielle oppføringer på slutten av hver måned, for eksempel periodisering av feriepenger eller sykepenger.
Når oppføringer er gjort i lønnsjournalen og regnskapspersonalet legger ut en oppsummering av denne informasjonen i hovedboken, vises informasjonen i resultatregnskapet (for lønn, lønnskatt og ytelseskostnader) og i balansen (for påløpt lønn, lønnsskatt og fordeler).
I et fullstendig datastyrt regnskapssystem er det kanskje ikke nødvendig å skrive ut detaljene i lønnsjournalen; i stedet utføres all forskning angående spesifikke lønnstransaksjoner online. Hvis det anses som nødvendig å skrive ut og beholde journalen, må du sørge for å oppbevare den sikkert, siden den inneholder konfidensiell kompensasjonsinformasjon.
I noen regnskapsprogrammer kan lønnsjournalen være usynlig, siden databasen er strukturert slik at du bare legger inn transaksjoner, uten å være opptatt av den spesifikke journalen de er registrert i.
