Et dunning brev er et varsel sendt til en kunde om at det er for sent betalt en kontofordring til avsenderen. Dunning-brev følger vanligvis en progresjon fra høflige påminnelser til strengere krav om betaling, hvis kunden fortsetter å ikke svare på å betale. De første brevene som sendes til en kunde skal være høflige, med teorien om at kunden rett og slett har oversett betaling, og selskapet ønsker å beholde sin goodwill for fremtidig virksomhet.
Imidlertid, etter hvert som mer tid går, begynner selskapet å endre antagelsen om å gjøre ytterligere forretninger med kunden, og har en tendens til å bagatellisere mengden kundegodvilje som den vil beholde til fordel for å bli betalt nå. Uavhengig av tonen i brevet, står det alltid forfallet beløp, datoen for den ubetalte fakturaen, nummeret på fakturaen og eventuelle bøter eller rentebøter.
På et eller annet tidspunkt etter den normale betalingsdatoen vil effektiviteten ved å utstede bokstaver avta, slik at et selskap avvikler bruken og i stedet stoler på personlige kontakter, advokater og inkassobyråer.
Et dunning brev kan ha en rekke fysiske former. Det var opprinnelig et brev som kan sendes med vanlig post, anbefalt post eller levering over natten for å formidle den økende hastigheten av forespørselen, samt å opprette en mottaksregister (i tilfelle rekommandert post eller levering over natten) . Imidlertid kan et slående brev også sendes som en faks, e-post eller til og med som en tekstmelding. Disse elektroniske leveringsmetodene kan komme på avveie (spesielt en faks) og er kanskje ikke like effektive som den mer tradisjonelle papirbaserte metoden.
Dunning-bokstaver genereres ofte av en datamaskin, uten menneskelig inngang i det hele tatt. Systemet er konfigurert til å bruke en bestemt tekst hvis betaling ikke har blitt utført innen et bestemt antall dager, og for deretter å bruke en annen tekst for bokstaver generert etter en lengre periode uten betaling. Det kan være mer effektivt å utarbeide oppgaven med å lage og utstede bokstaver til en tredjepart.
Kredittavdelingspersonalet kan med jevne mellomrom endre tidspunktet eller innholdet til disse automatisk genererte bokstavene, hvis de føler at noe variasjon vil forbedre innsamlingsgraden. Dette kan oppnås ved AB-testing, der to versjoner av et brev blir utstedt, og effektiviteten til hver enkelt overvåkes. hvis en versjon resulterer i flere kundebetalinger, blir den versjonen det nye standardbrevformatet som skal brukes.
Det er regler som regulerer nivået på trussel som kan inngå i et dunning-brev, avhengig av myndighetens jurisdiksjon der kunden er bosatt, så du må unngå for stride dunning-bokstaver.
Et slående brev er ikke det samme som en månedsslutt. En uttalelse sendes til alle kunder som har ubetalte fakturaer på slutten av måneden. Uttalelsen inkluderer alle fakturaer som ennå ikke er betalt, selv om de ennå ikke forfaller til betaling. Uttalelsen anses ikke å være trakassering, men snarere en enkel redegjørelse fra et tidspunkt. Imidlertid betraktes det fortsatt som et innsamlingsverktøy, siden det kan resultere i kundehenvendelser om fakturaer som de ikke har i arkivene sine, og som de derfor ikke ville ha betalt.
