Det er flere viktige forskjeller mellom en faktura og en uttalelse. En faktura dokumenterer en bestemt salgstransaksjon der varer eller tjenester ble levert til kjøperen, mens en uttalelse angir alle fakturaer som ennå ikke er betalt av kjøperen. Dette resulterer i følgende forskjeller:
Hensikten med en faktura er å samle inn betaling fra kjøperen for et bestemt salg, mens en uttalelse er mer en generell melding om manglende betaling.
En faktura gir mer detaljert informasjon om et bestemt salg, for eksempel varebeskrivelse, varepris, fraktkostnader og merverdiavgift, mens en uttalelse bare gir et totalbeløp for hver faktura.
Fakturaer utstedes når et salg er fullført, mens uttalelser kun utstedes med faste intervaller, for eksempel ved slutten av måneden.
Kjøperen registrerer en betalbar når en faktura er mottatt, men registrerer ingen regnskapstransaksjoner i det hele tatt når en uttalelse er mottatt, siden uttalelsen bare er informativ.
Det kan være uklokt å behandle en uttalelse som en faktura og betale varer oppført på uttalelsen, siden det er mulig at kjøperen allerede har betalt for disse varene, men betalingen har ennå ikke gjenspeiles i selgers regnskapssystem. Et bedre alternativ for kjøperen er å gjøre henvendelser om eventuelle fakturaer som er oppført på kontoutskriften, og innhente mer detaljert informasjon før betaling.
Det kan være en viss forvirring mellom fakturaen og uttalelsesbetingelsene når de arbeider med kredittkortleverandører, siden de utsteder en "uttalelse" som faktisk er en faktura.
