Før boken stenges på slutten av hver rapporteringsperiode, må regnskapspersonalet bekrefte at den detaljerte summen av alle utestående leverandører samsvarer med gjeldssaldoen som er oppgitt i hovedboken. Å gjøre dette sikrer at mengden leverandørgjeld rapportert i balansen er riktig. Dette kalles en avstemming mellom leverandørgjeld. Avstemmingsprosessen for leverandørgjeld omfatter følgende trinn:
Sammenlign den endelige kontosaldoen i hovedboken for den forrige perioden med den eldre detaljregnskapsrapporten ved utgangen av samme periode. Hvis disse tallene ikke stemmer overens, må du avstemme tidligere perioder før du prøver å avstemme den nåværende perioden. Hvis avviket er uvesentlig, kan det være akseptabelt å fortsette avstemmingen for inneværende periode.
Gjennomgå kontoførstehovedbokskontoen for å se om det ble gjort noen journalføringer til kontoen i løpet av den gjeldende rapporteringsperioden. I så fall skal du dokumentere disse elementene i et regneark for avstemming.
Skriv ut rapporten om betalbar betalbar alder for den nåværende rapporteringsperioden. Angi det totale beløpet som er utestående fra denne rapporten i avstemmingsarket. På dette tidspunktet bør forsoningen være fullstendig. Hvis det fremdeles er en avvik, og det ikke er en avvik som skjedde i en tidligere periode, bør du vurdere følgende ytterligere avstemmingstrinn:
Kontroller at den regnskapsførte journalen ble riktig bokført til hovedboken.
Kontroller at den aldrende betalbare rapporten ble skrevet ut etter at all bokføring var fullført.
Kontroller at hovedboken er satt til riktig rapporteringsperiode.
Denne forsoningsprosessen kan være vanskelig når den utføres for første gang. Når alle feil har blitt oppdaget og korreksjoner er gjort, er det vanligvis relativt enkelt å oppdatere avstemmingsdokumentet i påfølgende rapporteringsperioder.
