Regnskapsmessig avskrivning krever en løpende serie oppføringer for å belaste en driftsmidler til kostnad, og til slutt for å fraregne den. Disse oppføringene er utformet for å gjenspeile den løpende bruken av anleggsmidler over tid.
Avskrivning er den gradvise kostnaden av en eiendels kostnad over forventet brukstid. Årsaken til å bruke avskrivninger for å gradvis redusere den bokførte kostnaden for en anleggsmiddel er å innregne en del av eiendelens kostnad samtidig som selskapet registrerer inntektene som ble generert av anleggsmidlet. Dermed, hvis du belastet kostnadene for en hel anleggsmiddel til kostnad i en enkelt regnskapsperiode, men det fortsatte å generere inntekter i mange år fremover, ville dette være en uriktig regnskapstransaksjon under samsvaringsprinsippet, fordi inntektene ikke samsvares med relaterte utgifter.
I realiteten kan ikke inntektene alltid knyttes direkte til en bestemt anleggsmiddel. I stedet kan de lettere knyttes til et helt produksjonssystem eller en gruppe aktiva.
Journaloppføringen for avskrivninger kan være en enkel oppføring designet for å imøtekomme alle typer anleggsmidler, eller den kan deles inn i separate poster for hver type anleggsmiddel.
Den grunnleggende journalføringen for avskrivninger er å belaste avskrivningskontoen (som vises i resultatregnskapet) og kreditere den akkumulerte avskrivningskontoen (som vises i balansen som en kontokonto som reduserer mengden anleggsmidler). Over tid vil den akkumulerte avskrivningsbalansen fortsette å øke etter hvert som det avlegges mer avskrivninger til den tilsvarer den opprinnelige kostnaden for eiendelen. På det tidspunktet må du slutte å registrere eventuelle avskrivningskostnader, siden kostnaden for eiendelen nå er redusert til null.
For eksempel beregner ABC Company at det skal ha $ 25 000 avskrivningskostnader i inneværende måned. Oppføringen er: