En stående ordre er en gjentakende autorisasjon til å kjøpe eller betale. Konseptet kan gjelde både innkjøps- og leverandørområdet, der forskjellene er som følger:
- Innkjøp . En tilbakevendende innkjøpsordre, som kan kalles en hovedinnkjøpsordre, utstedes til en leverandør som autoriserer tilbakevendende leveranser til kjøperen. Denne avtalen spesifiserer vanligvis prisene som skal betales og mengder som skal leveres over en bestemt kjøpsperiode. Selgeren kan være pålagt å vente på at bestemte autorisasjoner skal sendes av kjøperen, eller bare å levere på gjentatte ganger.
- Gjeld . Gjentatte betalinger av samme beløp gjøres til leverandører. Denne tilnærmingen brukes ofte for kontraktsmessige forpliktelser, for eksempel månedlige betalinger for forsikring, husleie, lån og parkeringsavgifter. Dette er vanligvis i form av instruksjoner fra kjøperens bank om å utstede betalinger med jevne mellomrom til selgerens bankkonto. Informasjonen om en stående ordre blir ofte notert på et autorisasjonsskjema som kreves av kjøperens bank.
Stående ordrer kan øke effektiviteten til en bedrift ved å replikere kjøp og betalinger, i stedet for å kreve at individuelle transaksjoner initieres hver gang et kjøp eller betaling må gjøres. Dette reduserer den tilknyttede mengden papirarbeid. Faren ved å bruke dem er at de kan løpe for lenge, slik at kjøp kan fortsette å gjøres etter at de ikke lenger er behov for, eller betalinger etter at det ikke lenger er en forpliktelse til å gjøre det. Derfor må avslutningsdatoene for faste ordrer overvåkes kontinuerlig.
En annen bekymring er at begge typer stående ordre kan skape en betydelig forpliktelse for en bedrift, så begrens antallet ansatte som er autorisert til å utstede dem.
