Papirløs regnskap innebærer transaksjonsbehandling som er helt elektronisk, uten papir involvert i noen forretningsprosess. Hensikten er å strømlinjeforme prosesser, redusere transaksjonsfeilrater og eliminere dokumentlagring. Dette er imidlertid mer et konsept enn en realitet i de fleste organisasjoner. I stedet har selskaper en tendens til å bevege seg i den generelle retningen av papirløs drift over tid ved å implementere en rekke papirløse forbedringer av eksisterende systemer. Den enkleste måten å gjøre det på er å outsource noen prosesser til tredjeparter som har utviklet papirløse løsninger. For eksempel:
Utgiftsrapportering . Et av de mer populære papirløse alternativene er å få ansatte til å logge på et nettsted som spesialiserer seg på refusjon av utgiftsrapporter. De legger inn informasjon om utgiftsrapporten etter behov, videresender elektroniske versjoner av kvitteringene hvis systemet ber om det, og betales av ACH. Ingen papirer når selskapet.
Lockbox . Kunder kan sende sjekkbetalinger til en låsekasse som drives av selskapets bank. Banken skanner sjekkene og legger denne informasjonen ut på et sikkert nettsted, som selskapets kasserere får tilgang til hver dag for å hente ut betalingsinformasjon.
Lønn . Ansatte kan legge inn tiden de har jobbet gjennom en online portal, hvoretter leverandøren behandler lønn og utsteder en ACH-betaling til de ansatte.
Gjeld . Gjeldspersonalet kan legge inn gjeld på et bankkontrollert nettsted, angi hvilke varer som skal betales, og få banken til å utstede ACH-betalinger.
Det er også mulig å ha papirløs regnskap med interne prosesser, selv om dette vanligvis bare er mulig når det er et virksomhetsdekkende system på plass. I så fall kan transaksjoner iverksettes i andre avdelinger, og systemet varsler automatisk regnskapspersonalet om at det må gjøres noe. Eksempelvis sender fraktavdelingen varer, og programvaren varsler fakturaføreren om å utstede en faktura; ingen papirbasert fraktmelding sendes til fakturaføreren.
Det er også mulig å drive papirløs regnskap til en viss grad ved å skanne dokumenter inn i en online database, som deretter er knyttet til spesifikke transaksjoner i regnskapssystemet. Imidlertid kan det være en betydelig mengde arbeidskraft involvert i skanning, og originaldokumentene kan fortsatt beholdes. Følgelig adresserer digitalisering av eksisterende dokumenter egentlig ikke kjernebegrepet papirløs regnskap, som er å ikke ha noen dokumenter til å begynne med.
