Forskjellen mellom kostnad og kostnad er at kostnadene identifiserer en utgift, mens utgiften refererer til forbruket av den ervervede varen. Disse begrepene blandes ofte, noe som gjør forskjellen vanskelig å forstå for de som trener til å bli regnskapsfører. Disse konseptene er utvidet nedenfor.
Kostnad tilsvarer nærmest begrepet utgift , så det betyr at du har brukt ressurser på å skaffe deg noe, transportere det til et sted og sette det opp. Det betyr imidlertid ikke at den ervervede varen ennå er forbrukt. Dermed bør en vare som du har brukt ressurser på klassifiseres som en eiendel til den er forbrukt. Eksempler på aktivaklassifiseringer som kjøpte varer registreres i er forskuddsbetalte utgifter, varelager og anleggsmidler.
For eksempel kan kostnaden for en bil være $ 40 000 (siden det var det du betalte for den) og kostnaden for et produkt du bygde er $ 25 (fordi det er summen av utgiftene du gjorde for å bygge den). Kostnaden for bilen inkluderer sannsynligvis merverdiavgift og en leveringsavgift, mens kostnaden for produktet sannsynligvis inkluderer kostnadene for materialer, arbeidskraft og produksjonsomkostninger. I begge tilfeller har du brukt penger på å anskaffe bilen og produktet, men har ennå ikke brukt noen av dem. Følgelig klassifiseres de første utgiftene som varige driftsmidler, mens de andre er klassifisert som varelager. Tilsvarende er et forskudd betalt til en ansatt klassifisert som en forskuddsbetalt kostnad.
Kostnaderer en kostnad hvis verktøyet er brukt opp; den har blitt fortært. For eksempel vil $ 40.000-bilen du kjøpte til slutt bli belastet med utgifter gjennom avskrivninger over en periode på flere år, og $ 25-produktet vil bli belastet kostnaden for solgte varer når den til slutt blir solgt. I det første tilfellet oppnås konvertering fra en eiendel til en kostnad med debet til avskrivningskontokontoen og en kreditt til den akkumulerte avskrivningskontoen (som er en kontrakonto som reduserer anleggsmidlet). I det andre tilfellet oppnås konvertering fra en eiendel til en kostnad med debet til kostnadene for solgte varer og en kredit til varekontoen. I begge tilfeller har vi således konvertert en kostnad som ble behandlet som en eiendel til en kostnad ettersom den underliggende eiendelen ble konsumert. Bilens aktiva forbrukes gradvis,så vi bruker avskrivninger for å konvertere det til utgifter. Varelageret forbrukes under en enkelt salgstransaksjon, så vi konverterer det til utgift så snart salget skjer.
En annen måte å tenke på en kostnad på er alle utgifter som er gjort for å generere inntekter under samsvaringsprinsippet, noe som var spesielt tydelig i det siste tilfellet, der varebeholdningen ble omgjort til en kostnad så snart et salg skjedde. Under samsvaringsprinsippet anerkjenner du både inntekts- og utgiftsaspekter av en transaksjon samtidig, slik at netto fortjeneste eller tap tilknyttet transaksjonen er umiddelbart tydelig. Dermed konverteres en kostnad til en kostnad så snart eventuelle relaterte inntekter blir innregnet.
En viktig årsak til at en kostnad i praksis ofte blir behandlet nøyaktig som en kostnad, er at de fleste utgifter forbrukes samtidig, slik at de umiddelbart konverterer fra en kostnad til en kostnad. Denne situasjonen oppstår med utgifter relatert til en bestemt periode, for eksempel den månedlige strømregningen, administrative lønn, husleie, kontorrekvisita og så videre.
Dessverre, kostnad og kostnad pleier å brukes om hverandre, selv innenfor regnskapsterminologien. Hovedordlisten til kodifisering av regnskapsstandarder som opprettholdes av Financial Accounting Standards Board, definerer ikke noen av begrepene; følgelig er definisjonene gitt ovenfor avledet fra vanlig bruk.
