Anleggsprosedyrer

Prosedyren for anerkjennelse av aktiva

Et av områdene hvor en prosedyre kan være ganske nyttig er for første gangs innregning av et anleggsmiddel i regnskapssystemet, siden dette er en relativt komplisert transaksjon. Fremgangsmåten for å fullføre prosessen for gjenkjenning av aktiva er beskrevet nedenfor:

1. Bestem baseenheten . Bestem basisenheten for eiendelen. Denne bestemmelsen er basert på en rekke faktorer, for eksempel om levetiden til ulike komponenter i eiendelen er vesentlig forskjellig, på hvilket nivå du foretrekker å spore eiendelen fysisk, og kostnadseffektiviteten med å spore eiendeler på forskjellige detaljnivåer .
2. Kompilere kostnad . Samle den totale kostnaden for basisenheten. Dette er enhver kostnad som påløper for å skaffe baseenheten og bringe den til tilstanden og stedet som er beregnet for bruk. Disse aktivitetene kan omfatte konstruksjon av basisenheten, kjøpskostnader og tilhørende administrative og tekniske aktiviteter.
3. Match til store bokstaver . Bestem om den totale kostnaden for basisenheten overstiger grensen for kapitalisering. Hvis det ikke gjør det, må du belaste utgiftene til utgiftene etter hvert som de påløper. Ellers fortsett til neste trinn.
4. Tildel til aktivaklasse . Tilordne baseenheten til den mest hensiktsmessige aktivaklassen der det er en hovedbokskategori (for eksempel møbler og inventar, kontorutstyr eller kjøretøy).
5. Opprett journaloppføring . Opprett en journalpost som belaster aktivakontoen for den aktuelle aktivaklassen og krediterer utgiftskontoen der kostnaden for basisenheten opprinnelig var lagret.

Prosedyren for opprettelse av anleggsmateriell

De nøyaktige typer informasjon som er registrert for et anleggsmiddel vil variere fra virksomhet til virksomhet, noe som betyr at følgende prosedyre kan trenge å justeres. Følgende eksempelprosedyre er ment for registrering av et produksjonsmiddel.

1. Lag post . Opprett en ny post for eiendelen og tilordne neste sekvensielle postnummer til den. Hvis det blir tatt opp i et datasystem, tilordner programvaren postnummeret. Hvis ikke, vil anleggsregnskapet gjøre det.
2. Skriv en beskrivelse . Beskriv eiendelen i en setning. Hvis denne eiendelen ligner på andre selskapets eiendeler, bruk samme beskrivelsesformat. Ellers bør du vurdere å bruke en produsentbeskrivelse.
3. Skriv inn kodenummer . Oppgi nummeret på firmaet (hvis det er noen) som er festet til utstyret. Hvis ingen tag ble brukt, skriv inn "Ingen tag."
4. Skriv inn serienummeret . Angi produsentens serienummer på utstyret. Hvis du ikke finner serienummeret, kan du kontakte produsenten for å finne ut hvor det skal være. Hvis det ikke er noe serienummer, skriver du inn “No Serial Number.”
5. Merk eiendelens beliggenhet . Legg merke til plasseringen til eiendelen. Der det er mulig, spesifiser stedet minst ved å bygge, og helst etter rom. Hvis det ligger i produksjonsområdet, angir du arbeidssenteret det ligger i.
6. Tilordne ansvar . Oppgi navnet eller i det minste posisjonstittelen til personen som er ansvarlig for eiendelen.
7. Noter oppkjøpsdatoen . Oppgi måneden og året da eiendelen var klar for den tiltenkte bruken, og om den faktisk ble brukt fra den datoen.
8. Angi kostnad . Angi den totale startkapitaliserte kostnaden for eiendelen. Dette skal samsvare med beløpet som er registrert i hovedboken eller anleggsmiddelen for eiendelen. Ikke bruk beløpet som er oppført på leverandørfakturaen, siden andre kostnader kan ha blitt lagt til. Dette trinnet forutsetter at programvaren for anleggsmidler ikke har informasjon som er grensesnittet direkte fra hovedboken eller anleggsmiddelsjournalen.
9. Tildel til aktivaklasse . Tilordne eiendelen til en aktivaklasse ved å sammenligne egenskapene med de vanlige aktivaklassene som brukes av selskapet. Hvis du er i tvil, kan du gå gjennom relaterte eiendeler for å finne ut hvilke klasser de ble tildelt. Dette er et viktig trinn, siden brukstider og avskrivningsmetoder ofte tildeles automatisk, basert på aktivaklassen.
10. Angi levetid . Hvis systemet ikke automatisk tildeler en levetid basert på aktivaklassen, oppgir du levetiden.
11. Godkjenn posten . La kontrolleren gjennomgå og godkjenne filen. Korriger eventuelle problemer som er omtalt av anmelderen.
12. Lagre posten . Hvis informasjonen er registrert i et helt manuelt system, lagrer du den etter aktivaklasse og deretter etter postnummer i anleggsregistreringsfilene.

Avskrivningsprosedyren

Det bør være en detaljert avskrivningsprosedyre som spesifiserer nøyaktig hvordan du skal kategorisere hvert anleggsmiddel og hvordan du skal avskrive det basert på aktivaklassen det er tildelt. Den grunnleggende prosedyren er:

1. Tilordne en aktivaklasse . Match anleggsmidlene til selskapets standardbeskrivelser for aktivaklasser. Hvis du er usikker på riktig klasse å bruke, undersøk eiendelene som allerede er tildelt de forskjellige klassene, eller ta kontakt med kontrolleren.
2. Tilordne avskrivningsfaktorer . Tilordne anleggsmidlet levetiden og avskrivningsmetoden som er standardisert for aktivaklassen den er en del av. Dette tildeles automatisk i noen datastyrte systemer, der tildelingen av en aktivaklasse automatisk tildeler en eiendel en levetid og avskrivningsmetode.
3. Bestem gjenvinningsverdi . Rådfør deg med innkjøps- eller industritekniske medarbeidere for å avgjøre om eiendelen forventes å ha en gjenvinningsverdi på slutten av levetiden. Hvis denne gjenvinningsverdien overstiger selskapets policy for minimumsverdier, bør du merke deg den i avskrivningsberegningen.
4. Opprett avskrivningsberegning . Opprett avskrivningsberegningen basert på levetiden og avskrivningene som er mandat for aktivaklassen ved bruk av aktivakostnaden minus eventuell gjenvinningsverdi. Dette gjøres automatisk for eiendeler som er lagt inn i en programvarepakke for anleggsmidler, men må ellers genereres manuelt.
5. Skriv ut avskrivningsrapport . Skriv ut avskrivningsrapporten, sortert etter aktivaklasse.
6. Opprett journaloppføring . Opprett den månedlige avskrivningsjournaloppføringen ved hjelp av standard avskrivningsmal. Standardoppføringen er å registrere en debet for avskrivningskostnaden (totalt eller etter avdeling), og å registrere en kreditering til den akkumulerte avskrivningskontoen for hver aktivaklasse. Denne informasjonen kommer fra totalene på avskrivningsrapporten.
7. Skriv inn transaksjonen . Registrer journalføringen i regnskapsprogramvaren.
8. Fil sikkerhetskopimateriale . Legg avskrivningsrapporten til journaloppføringsskjemaet og arkiv den i journaloppføringsbindemiddelet.

Prosedyren for overføring av mellomdepartementet

Hvis varige driftsmidler rutinemessig flyttes mellom avdelinger, bør det være en prosedyre som sikrer at relaterte poster blir oppdatert. Fremgangsmåten er:

1. Fyll ut et skjema som identifiserer hvilket aktivum som overføres fra en avdeling. Dette skal inneholde det unike aktivitetsnummeret og en generell beskrivelse av eiendelen. Lederen for denne avdelingen signerer skjemaet for å erkjenne at eiendelen skal flyttes andre steder.
2. Lederen for avdelingen som mottar eiendelen signerer også skjemaet for å bekrefte mottakelsen.
3. Videresend skjemaet til anleggsregnskapet, som får tilgang til aktivaposten i regnskapssystemet og tilordner eiendelen til mottaksavdelingen. Regnskapsføreren flytter også den relaterte avskrivningsgebyret til mottaksavdelingen.
4. Send kopier av skjemaet til begge avdelingslederne for deres arkiv.