Det første trinnet i prosessen med å opprette regnskap er å utarbeide en prøvebalanse. En prøvebalanse utarbeides ved slutten av hver rapporteringsperiode. Dette gjøres for å samle regnskapsinformasjon for inkludering i regnskapet. Følg disse trinnene for å forberede en prøvebalanse:
Opprett et regneark med åtte kolonner, med kolonneoverskrifter for kontonummer, kontonavn, belastning totalt og kreditt totalt. Disse dekker de første oppføringene i regnearket. Vi vil legge til de resterende kolonnetitlene senere.
For hver hovedbokskonto, oppsummer kontosaldoen slik at det er en enkelt kontosaldo som enten er belastning eller kreditt.
Fra og med den første kontoen i hovedboken, overfør kontonummer og kontonavn til prøvebalansearket. Hvis sluttsaldoen på kontoen er debet, angir du dette beløpet i debetkolonnen for den kontoen. hvis sluttsaldoen er en kreditt, angir du dette beløpet i kredittkolonnen for den kontoen.
Legg opp beløpene i debetkolonnen, og legg sammen beløpene i kredittkolonnen. Totalene skal samsvare. Hvis ikke, ble ikke en kontosaldo overført til prøvebalansen, eller den ble ført feil, eller hovedboken er feil. Løs disse problemene før du fortsetter.
Legg til titler i den femte og sjette kolonnen i regnearket, som er for justering av debet og justering av kreditt. Bruk disse kolonnene til å legge inn eventuelle justeringsoppføringer. Disse justeringene gjelder vanligvis for periodiseringsposter for enten å utsette eller akselerere innregningen av utgifter.
Legg til titler i den syvende og åttende kolonnen i regnearket, som er for de endelige debet- og endelige kreditt-totalene. Oppføringene i denne kolonnen er de opprinnelige debetene og kredittene, pluss eller minus justeringsoppføringene.
Legg opp beløpene i den siste debetkolonnen, og legg sammen beløpene i den siste kredittkolonnen. Totalene skal samsvare. Hvis ikke ble en justert kontosaldo ikke fremført riktig. Løs disse problemene før du fortsetter.
Prøvesaldoen er nå klar til bruk i utarbeidelsen av regnskapet. Det er fullt mulig at de foreløpige regnskapene som er avledet av denne prøvebalansen vil kreve ytterligere justeringer. I så fall gjøres de ekstra endringene i de justerende oppføringskolonnene, og nye regnskaper opprettes.
En prøvebalanse er ikke nødvendig i et datastyrt regnskapssystem, siden programvaren automatisk utarbeider regnskapet fra informasjonen i hovedboken. det er ikke noe trinn for å også utarbeide en prøvebalanse.
