Leverandørgjeldskontroller brukes til å redusere risikoen for tap i leverandørfunksjonen. Gjeldskontroller er samlet i tre generelle kategorier, som verifiserer virksomhetens forpliktelse til å betale, legger inn gjeldsdata i datasystemet og betalende leverandører. Kontrollene er som følger:
Forpliktelse til å betale kontroll
Bekreftelsen av betalingsplikten kan oppnås gjennom en av flere mulige kontroller. De er:
Fakturagodkjenning . Personen i posisjon til å godkjenne betaling betyr at han eller hun godkjenner en leverandørfaktura. Dette er imidlertid faktisk en relativt svak kontroll hvis godkjenneren bare ser leverandørfakturaen, siden det ikke er noen måte å fortelle om varene eller tjenestene ble mottatt, eller om prisene som ble belastet var det selskapet opprinnelig sa ja til. Godkjenningen vil kanskje også vite hvilken hovedbokskonto som vil bli belastet. Derfor er det bedre å ha leverandørpersonalet først til å samle leverandørfakturaen, autorisere innkjøpsordre og motta dokumentasjon i en pakke, og deretter stemple fakturaen med en signaturblokk som inkluderer kontonummeret som skal belastes, og deretter ha godkjenneren gjennomgå det. Denne tilnærmingen gir korrekturlesere et veldig komplett sett med informasjon å jobbe med.
Godkjenning av innkjøpsordre . Innkjøpsavdelingen utsteder en innkjøpsordre for hvert innkjøp. Ved å gjøre det godkjenner innkjøpspersonalet i utgangspunktet alle utgifter før de er gjort, noe som kan forhindre at noen utgifter noen gang oppstår. Siden denne kontrollen medfører betydelig arbeid av innkjøpspersonalet, vil de sannsynligvis be de ansatte om å be om varer på et formelt innkjøpsrekvisisjonsskjema.
Fullfør en treveiskamp . Gjeldspersonalet samsvarer med leverandørfakturaen med den tilhørende innkjøpsordren og mottakelsesbeviset før betaling godkjennes. Denne tilnærmingen overgår behovet for individuell fakturagodkjenning, siden godkjenning i stedet er basert på innkjøpsordren. Det er også bedre enn å godkjenne bare basert på innkjøpsordren, siden det også bekrefter mottak av varene. Imidlertid er det også smertefullt tregt og kan bryte sammen hvis det mangler papirarbeid.
Manuelt duplikat betalingssøk. Et datastyrt gjeldssystem gjør et automatisk søk etter duplikatnummer. Dette er en mye vanskeligere innsats i et helt manuelt regnskapssystem. I dette tilfellet kan ekspeditøren søke gjennom leverandørfilen og ubetalte fakturafiler for å se om en faktura nettopp mottatt fra en leverandør allerede er betalt. I mange situasjoner gjør volumet av innkommende leverandørfakturaer dette så vanskelig at betalt personale forlater ethvert forsøk på å identifisere dupliserte fakturaer, og bare aksepterer at det av og til vil betale for slike varer.
Kontroller for datainnføring
Det er flere måter å sikre at alle leverandørfakturaer er oppført i leverandørgjeldssystemet, selv om disse kontrollene har varierende grad av suksess. Kontrollene er:
Registrer etter godkjenning . Denne kontrollen tvinger det personalet som skal betales for å verifisere godkjenningen av hver faktura før den inngås i systemet.
Registrer før godkjenning . Denne kontrollen prioriterer betalende leverandører større enn å få autorisasjoner til å betale, siden hver mottatt faktura blir registrert i leverandørsystemet samtidig. Denne kontrollen fungerer best der innkjøpsordrer allerede har blitt brukt til å autorisere et kjøp.
Vedta en retningslinje for nummerering av fakturaer . Kanskje det største problemet innen datainnføring av gjeld er dupliserte betalinger. Dette ser ikke ut til å være et problem, siden de fleste selskaper bruker regnskapsprogramvare som automatisk oppdager dupliserte fakturaer og forhindrer dupliserte betalinger. Det kan imidlertid være inkonsekvens i hvordan fakturanummer registreres. Registrerer du for eksempel fakturanummer 0000078234 med de ledende nullene eller uten dem? Hvis den samme fakturaen blir presentert for gjeldspersonalet to ganger, og den blir registrert som 0000078234 en gang og 78234 neste gang, vil ikke systemet markere dem som duplikatfakturaer. Det samme problemet oppstår med bindestreker i et fakturanummer; et fakturanummer på 1234-999 kan registreres som 1234-999 eller som 1234999.
Match til budsjett i regnskapet . Hvis en leverandørfaktura ble feilaktet til feil avdeling, er det mulig at en avdelingsleder som leser gjennom regnskapet, vil oppdage en forskjell mellom beløpet som er belastet og budsjettet, og det vil føre til oppmerksomheten til regnskapsavdelingen.
Betalingskontroller
Hovedtyngden av kontrollene nevnt nedenfor gjelder betaling med sjekk, siden det fremdeles er den dominerende betalingsmåten. Kontrollene er:
Split sjekk utskrift og signering . En person skal utarbeide sjekker, og en annen person skal signere dem. Ved å gjøre det er det en kryssjekk på utstedelse av kontanter.
Oppbevar alle sjekker på et låst sted . Ubrukt sjekkbeholdning skal alltid lagres på et låst sted. Ellers kan sjekker stjeles og svindel fylles ut og innkasseres. Dette betyr at alle signaturplater eller frimerker også skal lagres på et låst sted.
Spor sekvensen av sjekknummer som brukes . Oppretthold en logg inn som er oppført i rekkevidden av sjekknummer som brukes under en sjekkkjøring. Dette er nyttig for å avgjøre om noen sjekker i lagring kan mangle. Denne loggen skal ikke oppbevares med de lagrede sjekkene, siden noen kan stjele loggen samtidig som de stjeler sjekker.
Krever manuell sjekksignering . Et selskap kan kreve at alle sjekker blir signert. Dette er faktisk en relativt svak kontroll, siden få sjekkunderskrivere fordyper seg i hvorfor sjekker blir utstedt, og sjelden stiller spørsmål ved de betalte beløpene. Hvis et selskap velger å bruke en signaturplate eller et stempel i stedet, er det mye viktigere å ha et sterkt innkjøpsordresystem; innkjøpspersonalet blir de facto godkjennere av fakturaer ved å utstede innkjøpsordrer tidligere i leverandørprosessen.
Krev en ekstra sjekkunderskriver . Hvis beløpet på en sjekk overstiger et visst beløp, må du kreve en andre sjekkunderskriver. Denne kontrollen gir visstnok flere eldre personer sjansen til å slutte å betale. I virkeligheten er det mer sannsynlig å bare introdusere et nytt steg i betalingsprosessen uten virkelig å styrke kontrollmiljøet.
