En fullmektige forespørsel inneholder materiale om den utstedende enheten som investorer trenger for å ta informerte beslutninger om aksjeeierstemmer. Denne utstedelsen er påkrevd for selskaper som er aksjeselskaper. Et krav for hvert offentlig selskap er å gjennomføre minst ett aksjonærmøte per år. Det kan være behov for ytterligere møter hvis selskapet trenger aksjonærgodkjenning av tilleggsposter, for eksempel en endring i vedtektene eller en økning i antall styremedlemmer. Omstendighetene ved disse møtene styres av lovene i staten der et selskap er innlemmet. Statlig lov kan for eksempel kreve at møter gjennomføres innen et visst antall dager etter regnskapsårets slutt.
The Proxy Solicitation
Før et aksjonærmøte holdes, må selskapet utstede en fullmektig forespørsel til sine stemmeberettigede aksjonærer. Denne anmodningen inneholder informasjon om selskapet, og noterer også alle elementene som krever en aksjeeierstemme. Det nøyaktige innholdet i fullmaktsdokumentet styres av regel 14a-3 i Securities and Exchange Commission (SEC). Regelen definerer en rekke informasjonstyper som skal inkluderes i forespørselen, inkludert:
- Informasjon om hvor og når møtet vil bli avholdt
- Datoen da aksjonærene må sende inn sine forslag for inkludering i forespørselen
- Metoden for å tilbakekalle fullmakter, hvis tillatt
- Eventuelle vurderingsrettigheter for dissentere
- Eventuelle interesser som selskapets direktører og ledere kan ha i ting som blir stemt over
- En oppsummering av stemmeberettigede verdipapirer og hvem som eier dem
- Datoen for registrering som brukes til å bestemme hvilke aksjonærer som kan stemme
- Ethvert forhold som styremedlemmer kan ha med selskapet
- Erstatningen utbetalt til offiserer og styremedlemmer
- Beløpene som er betalt til selskapets revisorer for revisjon og andre tjenester
- En beskrivelse av fordeler, bonuser, pensjoner eller lignende planer som skal stemmes over
- En beskrivelse av verdipapirer som vil bli autorisert til å bli utstedt
- En beskrivelse av enhver eiendom som selskapet planlegger å avhende eller erverve
- En beskrivelse av eventuelle foreslåtte endringer i selskapets vedtekter
- Årsrapporten eller skjema 10-K (hvis anmodningen er for årsmøtet)
All den foregående informasjonen blir utstedt til aksjonærene sammen med et fullmaktskort. Kortet brukes av aksjonærene til å stemme for eller imot selskapets forslag, eller for å avstå fra dem.
SEC-godkjenning av fullmakten
Hvis anmodningen inkluderer avstemning om andre emner enn valg av styremedlemmer eller godkjenning av revisorer, må den først godkjennes av SEC. Hvis SEC ikke svarer innen ti dager at den planlegger å kommentere forespørselen, kan selskapet utstede den til aksjonærene. Ellers har SEC 30 dager på seg å kommentere.
Gjeldende proxy-datoer
En viktig ingrediens i fullmakten er et sett med datoer, som er:
- Registreringsdato . Datoen da selskapet identifiserer hvilke aksjonærer som er stemmeberettigede på generalforsamlingen. Det er vanligvis ikke mer enn 60 dager før datoen for møtet.
- Sendingsdato . Datoen da fullmaktsmaterialet skal sendes.
- Møtedato . Datoen for generalforsamlingen. Dette er normalt begrenset av statlig lov til å være minst 10 dager etter utsendelsesdatoen. Intervallet er vanligvis et antall uker lenger, for å gi aksjonærene tid til å sende inn sine fullmaktskort.
Stem Tallying
Fullførte fullmaktskort blir normalt talt av et selskaps aksjeoverføringsagent, selv om andre parter eller selskapet selv kan gjøre det. Lageroverføringsagenten er et godt valg, siden denne enheten har prosedyrer for å registrere og samle informasjonen på proxy-kort. Denne informasjonen blir deretter oppsummert og presentert på generalforsamlingen. Sammendraget er også inkludert i møteprotokollen.
