Utgiftsregistreringsprinsippet sier at utgifter skal innregnes i samme periode som inntektene de knytter seg til. Hvis dette ikke var tilfelle, vil utgifter sannsynligvis bli innregnet som påløpte, noe som kan være forut for eller følge den perioden inntektsbeløpet innregnes.
For eksempel betaler en bedrift $ 100.000 for varer, som den selger i den påfølgende måneden for $ 150.000. I henhold til utgiftsregistreringsprinsippet skal ikke $ 100.000-kostnaden innregnes som kostnad før den påfølgende måneden, da også relaterte inntekter blir innregnet. Ellers vil utgiftene bli overvurdert med $ 100 000 i den nåværende måneden, og undervurdert med $ 100 000 den påfølgende måneden.
Dette prinsippet har også innvirkning på tidspunktet for inntektsskatt. I eksemplet vil inntektsskatt bli underbetalt i den nåværende måneden, siden utgiftene er for høye, og overbetalt i den påfølgende måneden, når utgiftene er for lave.
Noen utgifter er vanskelige å korrelere med inntekter, for eksempel administrative lønn, husleie og verktøy. Disse utgiftene er betegnet som periodekostnader og belastes kostnadene i den perioden de er knyttet til. Dette betyr vanligvis at de belastes utgiftene etter hvert som de påløper.
Prinsippet om kostnadsføring er et sentralt element i periodiseringsgrunnlaget for regnskap, som fastslår at inntektene innregnes når de opptjenes og kostnadene når de forbrukes. Hvis en bedrift i stedet skulle innregne utgifter når den betaler leverandører, er dette kjent som kontantgrunnlaget for regnskap.
Hvis et selskap ønsker å få regnskapet revidert, må det bruke kostnadsregnskapsprinsippet når det registreres forretningstransaksjoner. Ellers vil revisorene nekte å avgi uttalelse om regnskapet.
