Konseptet med separasjon av plikter forbyr tildeling av ansvar til en person for erverv av eiendeler, forvaring av dem og tilhørende journalføring. For eksempel kan en person legge inn en ordre for å kjøpe en eiendel, men en annen person må registrere transaksjonen i regnskapsregistrene. Ved å skille plikter er det mye vanskeligere å begå svindel, siden minst to personer må jobbe sammen for å gjøre det - noe som er langt mindre sannsynlig enn om en person er ansvarlig for alle aspekter av en regnskapstransaksjon.
Eksempler på pliktfordeling er:
Kontanter . En person åpner konvolutter som inneholder sjekker, og en annen person registrerer sjekkene i regnskapssystemet. Dette reduserer risikoen for at sjekker blir fjernet fra selskapet og deponert på en persons egen sjekkkonto.
Kundefordringer . En person registrerer kontanter mottatt fra kunder, og en annen person oppretter kredittnotater til kunder. Dette reduserer risikoen for at en ansatt vil viderekoble en innkommende betaling fra en kunde og dekke tyveriet med en tilsvarende kreditt til kundens konto.
Lager . En person bestiller varer fra leverandører, og en annen logger inn mottatte varer i regnskapssystemet. Dette hindrer kjøperen fra å omdirigere innkommende varer til eget bruk.
Lønn . En person kompilerer bruttolønns- og nettolønnsinformasjonen for en lønn, og en annen verifiserer beregningene. Dette holder en lønnsansvarlig fra å kunstig øke kompensasjonen til noen ansatte, eller fra å opprette og betale falske ansatte.
Et problem med pliktfordelingen er at det er mye mindre effektivt og mer tidkrevende enn at en enkelt person er ansvarlig for alle aspekter av en transaksjon. Dermed bør du undersøke avveiningen mellom å øke kontrollnivået og redusere effektiviteten når du bestemmer deg for om du vil utføre separasjon av plikter i noen områder. Det er fullt mulig at forbedringen i kontroll ikke er tilstrekkelig til å oppveie det reduserte effektivitetsnivået.
En misforståelse om separasjon av plikter er at det reduserer mengden regnskapsfeil. Dette skjer bare hvis det er dupliserte dataoppføringer, eller hvis flere personer bekrefter hverandres arbeid. Dette er ikke målet for separasjon av plikter-konseptet, som er rettet mot å gi visse oppgaver til en person, og andre oppgaver til en annen person - konseptet er ikke designet for duplisering av oppgaver, så regnskapsfeil vil sannsynligvis ikke reduseres .
Lignende vilkår
Separasjon av plikter er også kjent som separasjon av plikter.
