Små kontanter er en liten mengde kontanter som oppbevares i selskapets lokaler for å betale for mindre kontantbehov. Eksempler på disse betalingene er kontorrekvisita, kort, blomster og så videre. Små kontanter lagres i en liten pengeskuff eller eske i nærheten av der det er mest nødvendig. Det kan være flere små kontanter i en større virksomhet, sannsynligvis en per bygning eller til og med en per avdeling. Et eget regnskapssystem brukes til å spore småpenger.
Petty Cash System
For å opprette et småpengerfond oppretter kassereren en sjekk av beløpet på finansieringen som er tildelt et bestemt småpengerfond (vanligvis noen få hundre dollar). Alternativt kan kassereren ganske enkelt telle ut kontanter for småpengerfondet, hvis det er nok regninger og mynter på stedet. Den første journalposten for småpenger er en belastning på kontoen for småpenger og en kreditt til kontantkontoen.
Kontantinnehaveren utbetaler deretter småpenger fra fondet i bytte for kvitteringer relatert til utgiftene. Det er ingen journalføring på dette tidspunktet; i stedet fortsetter kontantsaldoen i småpengerfondet å synke, mens antall kvitteringer fortsetter å øke. Summen av kvitteringene og gjenværende kontanter skal til enhver tid være lik det opprinnelige beløpet for småpenger. Registreringsfeil og tyveri kan imidlertid føre til avvik fra det opprinnelige finansieringsbeløpet.
Når kontantsaldoen i småpengerfondet synker til et tilstrekkelig minimalt nivå, søker depotmottakeren mer penger fra kassereren. Dette tar form av en oppsummering av alle kvitteringene som forvalteren har samlet. Kassereren oppretter en ny sjekk i kvitteringsbeløpet, og bytter sjekken mot kvitteringene. Postboken med små kontanter er en belastning på kontoen for småpenger og en kreditt til kontantkontoen.
Depotmottakeren fyller på kassaskuffen eller boksen, som nå skal inneholde det opprinnelige kontantbeløpet som var bestemt for fondet. Kassereren oppretter en journaloppføring for å registrere kvitteringene for små kontanter. Dette er en kreditt til småkontokontoen, og trolig belastes flere forskjellige utgiftskontoer, for eksempel kontorforsyningskontoen (avhengig av hva som ble kjøpt med kontanter). Saldoen på kontantkassen skal nå være den samme som beløpet den startet på.
I realiteten er saldoen på småkontokontoen høyere enn mengden kontanter som faktisk er i småkassen, siden kontanter i boksen kontinuerlig blir utbetalt. Forskjellen er imidlertid så liten at den er helt uvesentlig for resultatene i regnskapet. Dermed blir avviket bare avstemt når småkassen må fylles på.
Eksempel på kontantregnskap
Et selskap oppretter et pengekassafond og finansierer det opprinnelig med $ 300. Oppføringen er:
