Kildedokumenter er det fysiske grunnlaget som forretningstransaksjoner registreres på. Kildedokumenter oppbevares vanligvis til bruk som bevis når revisorer senere gjennomgår et selskaps regnskap, og må verifisere at transaksjoner faktisk har skjedd. De inneholder vanligvis følgende informasjon:
En beskrivelse av en forretningstransaksjon
Datoen for transaksjonen
En bestemt sum penger
En bemyndigende signatur
Mange kildedokumenter er også stemplet for å indikere en godkjenning, eller for å skrive ned den gjeldende datoen eller kontoene som skal brukes til å registrere den underliggende transaksjonen.
Et kildedokument trenger ikke å være et papirdokument. Det kan også være elektronisk, for eksempel en elektronisk oversikt over arbeidstiden til en ansatt, som ble inngått i et selskaps tidssystem via en smarttelefon.
Eksempler på kildedokumenter og tilhørende forretningstransaksjoner som vises i regnskapet, er:
Kontoutskrift . Dette inneholder en rekke justeringer av et selskaps bokførte kontantbeholdning som selskapet bør henvise til for å bringe sine poster i samsvar med bankens.
Kassaapparatbånd . Dette kan brukes som bevis på kontantsalg, noe som støtter registreringen av en salgstransaksjon.
Kredittkortkvittering . Dette kan brukes som bevis for utbetaling av midler fra småpenger.
Lockbox sjekk bilder . Disse bildene støtter opptaket av kontantkvitteringer fra kunder.
Pakkseddel . Dette beskriver varene som sendes til en kunde, og støtter dermed opptaket av en salgstransaksjon.
Salgsordre . Dette dokumentet, kombinert med en konnossement og / eller pakkeliste, kan brukes til å fakturere en kunde, som igjen genererer en salgstransaksjon.
Leverandørfaktura . Dette er et kildedokument som støtter utstedelse av kontanter, sjekk eller elektronisk betaling til en leverandør. En leverandørfaktura støtter også registrering av en kostnad, varelager eller anleggsmiddel.
Tidskort . Dette støtter utstedelse av en lønnsslipp eller elektronisk betaling til en ansatt. Hvis det faktureres ansattes timer til kundene, støtter det også opprettelsen av kundefakturaer.
For eksempel er et selskap i konsulentbransjen. den akkumulerer timearbeidet informasjon fra ansattes timelister, som deretter inngår i kundefakturaer som igjen resulterer i opprettelse av en salgs- og kundefordringstransaksjon. I denne situasjonen er timelisten således kildedokumentet for en salgstransaksjon.
Det er en rekke mulige kontroller som kan brukes til å redusere risikoen for at kildedokumenter ikke blir riktig registrert i et regnskapssystem. En av de vanligste kontrollene er å forhåndsnummerere dokumenter, slik at manglende dokumenter er lettere å spore. En annen kontroll er å avstemme saldoen i kontoer med de støttende kildedokumentene for å se om noen dokumenter ikke er registrert, eller om noen transaksjoner som er registrert i regnskapet ikke ser ut til å ha noen kildedokumenter.
Ulike forskrifter foreskriver at noen kildedokumenter skal oppbevares i en årrekke. Det kan også være forsvarlig å oppbevare disse dokumentene uavhengig av regelverk, bare for å gi bevis i tilfelle søksmål eller for å gi bedre kundeservice. Av disse grunner bør et selskap vedta en dokumentdestruksjonspolitikk som strengt kontrollerer makulering eller annen form for eliminering av kildedokumenter til et visst antall år har gått.
