En låsekasse er en bankdrevet postadresse som et selskap leder sine kunder til å sende betalingene sine. Banken åpner innkommende post, setter inn alle mottatte midler på selskapets bankkonto og skanner innbetalinger og eventuell overføringsinformasjon. De skannede bildene blir lagt ut på et sikkert nettsted, der selskapets regnskapsmedarbeidere kan få tilgang til bildene for å bruke betalinger på utestående kundefordringer.
Et lockbox-system er et arrangement av flere lockboxes som er strategisk plassert i nærheten av geografiske klynger av bedriftskunder, slik at samlet posttid fra kundene til lockboxene minimeres. Et låsekassesystem oppmuntres av banker som tjener en fast månedlig avgift for hver låsekasse, samt servicegebyr for hver behandlede betaling. For eksempel kan et selskap i Boston velge å ha låsekasser i Chicago, Los Angeles, Houston og Miami, for å redusere postflaten for betalinger fra kunder som ligger i nærheten av disse byene.
Bankene tilbyr en jevnlig evalueringstjeneste for å matche adressene kundene utsteder betaling til lockbox-steder for å se om lockbox-konfigurasjonen er optimalisert. Hvis ikke, flyttes låsekasser til mer kundesentrerte steder, og kunder får beskjed om å endre sine adresser til de nye stedene. Stadig skiftende lokasjoner til låsekasser anbefales ikke, siden det irriterer kundenes betalte ansatte, som må fortsette å oppdatere betalingsadressene i deres datasystemer.
Et lockbox-system er en utmerket måte å redusere mail float for et større selskap som har en nasjonal eller internasjonal kundebase. Det er sjelden nødvendig for et mindre selskap med en lokal kundebase å bruke mer enn en enkelt låsekasse i en lokal bank, siden enhver reduksjon i postflyt mer enn oppveies av de relaterte bankgebyrene.
Ettersom betalingsmåten gradvis skifter fra sjekker og til fordel for elektroniske betalinger, vil sannsynligvis behovet for lockbox-systemer avta.
