En dårlig gjeld kan avskrives ved hjelp av direkte avskrivningsmetoden eller avsetningsmetoden. Den første tilnærmingen har en tendens til å forsinke innregningen av utgiftene til gjeld. Det er nødvendig å avskrive en dårlig gjeld når den relaterte kundefakturaen anses å være uinndrivelig. Ellers vil en bedrift ha en uvanlig høy kundefordringssaldo som overvurderer mengden utestående kundefakturaer som til slutt blir konvertert til kontanter. Det er to måter å gjøre rede for en dårlig gjeld, som er som følger:
Direkte avskrivningsmetode . Selgeren kan belaste fakturabeløpet til utgiftskontoen når det er sikkert at fakturaen ikke blir betalt. Journalen er en debet til den dårlige gjeldskontoen og en kreditt til den fordringskontoen. Det kan også være nødvendig å reversere relatert merverdiavgift som ble belastet på den opprinnelige fakturaen, noe som krever belastning på kontoen som skal betales.
Avsetningsmetode . Selgeren kan belaste fakturabeløpet til godtgjørelsen for tvilsomme kontoer. Journaloppføringen er en belastning på godtgjørelsen for tvilsomme kontoer og en kreditering på kontofordringskontoen. Igjen, kan det være nødvendig å belaste den avgiftsførte kontoen hvis det ble belastet merverdiavgift på den opprinnelige fakturaen.
I begge tilfeller, når en spesifikk faktura faktisk blir avskrevet, gjøres dette ved å opprette en kreditnota i regnskapsprogramvaren som spesifikt motvirker den målrettede fakturaen.
Av de to metodene som presenteres for å avskrive en dårlig gjeld, er den foretrukne tilnærmingen avsetningsmetoden. Årsaken er basert på tidspunktet for innregning av utgifter. Hvis du venter i flere måneder på å avskrive en dårlig gjeld, slik det er vanlig med metoden for direkte avskrivning, blir innregning av dårlig gjeld forsinket over den måneden det opprinnelige salget ble registrert. Dermed er det et misforhold mellom inntektsregistreringen og de tilhørende utgiftene til dårlig gjeld. Avsetningsmetoden eliminerer dette timingproblemet ved å kreve at det opprettes en reserve når salget først registreres, slik at en del tap på gjeld blir innregnet på en gang, selv om det ikke er sikkerhet for nøyaktig hvilke fakturaer som senere blir feilgjeld.
