En virtuell avslutning innebærer bruk av fullt integrerte regnskapssystemer for hele selskapet for å produsere regnskaper når som helst, etter behov. Denne tilnærmingen krever ikke bare ERP-systemer (enterprise resources planning), men også mye arbeid for å sikre at den underliggende informasjonen er riktig. Den nødvendige investeringen er så stor at du sjelden ser en virtuell avslutning i mindre selskaper. Den virtuelle avslutningen krever spesiell oppmerksomhet til følgende områder:
- Sentralisert regnskap . Det er nesten umulig å oppnå en virtuell avslutning uten mye regnskapssentralisering kombinert med ERP-programvare. Omvendt betyr det at du ikke kan ha regnskapsoperasjoner spredt over hele virksomheten som opererer på annen regnskapsprogramvare.
- Standardisert regnskap . Forretningstransaksjoner må defineres og behandles på samme måte overalt. Ellers må regnskapspersonalet bruke tid på å undersøke uregelmessigheter i transaksjonen som er sendt inn av de forskjellige datterselskapene.
- Feilsporing . Eventuelle feil må spores og deres underliggende årsaker elimineres. Ellers er det for mange problemer med de nære regnskapene for å stole mye på dem.
Resultatene av en virtuell avslutning er kanskje ikke helt nøyaktige, siden det er vanskelig å automatisere noen påløpninger, kostnadsallokeringer og reserver.
En virtuell lukking skiller seg fra en soft close ved at soft close krever et begrenset antall lukketrinn; og på grunn av de avsluttende trinnene blir soft close vanligvis bare brukt i slutten av måneden. Siden et virtuelt avslutning i det vesentlige er automatisert, er det ingen avsluttende trinn, som lar deg kjøre regnskap for en hvilken som helst periode; Dermed er daglige regnskaper mulig.
Kostnadene og den langsiktige innsatsen som kreves for å skape en virtuell avslutning, er ikke en god investering i bransjer med langsommere vekst der det er lite ny konkurranse og produktsykluser er lange. Imidlertid kan denne kostnaden lønne seg i omvendt situasjon, der bedriftsmiljøet endres med stor hastighet, og ledelsen kan bruke daglige regnskaper for å foreta løpende kursrettelser i den generelle retningen for virksomheten. Imidlertid, selv i sistnevnte tilfelle, er en virtuell avslutning bare verdt innsatsen hvis ledelsen faktisk skal bruke informasjonen til å ta beslutninger i tide. Hvis det ikke er tilfelle, kan en mer tradisjonell avslutningsprosess være en bedre og billigere løsning.
