En journalpost brukes til å registrere debet- og kredittsidene til en transaksjon i regnskapsregistrene. Det brukes i et regnskapssystem med to oppføringer, der både debet og kreditt er nødvendig for å fullføre hver oppføring. De viktigste elementene i journaloppføringsformatet er som følger:
- En overskriftslinje kan inneholde et journaloppføringsnummer og oppføringsdato. Nummeret brukes til å indeksere journaloppføringen, slik at den kan lagres riktig og hentes fra lagring.
- Den første kolonnen inkluderer kontonummer og kontonavn som oppføringen er registrert i. Dette feltet er innrykket hvis det er for kontoen som krediteres.
- Den andre kolonnen inneholder belastningsbeløpet som skal angis.
- Den tredje kolonnen inneholder kredittbeløpet som skal angis.
- En bunnlinje kan også inneholde en kort beskrivelse av årsaken til oppføringen. Det anbefales på det sterkeste en oppføring i bunntekstlinjen, siden det er så mange journaloppføringer at det er lett å glemme hvorfor hver oppføring ble gjort.
Dermed er det grunnleggende journaloppføringsformatet:
