Treveis matching er en betalingskontrollteknikk for å sikre at en leverandørfaktura er gyldig. Når leverandøravdelingen mottar en faktura fra en leverandør, samsvarer den med følgende informasjon:
Informasjonen på leverandøren fakturerer en kopi av den tilhørende innkjøpsordren som er oversendt til den av innkjøpsavdelingen. Innkjøpsordren oppgir mengden og prisen som selskapet godtar å kjøpe varene eller tjenestene som er oppgitt på leverandørens faktura.
Leverandøren fakturerer mottakende dokumentasjon sendt til regnskapsavdelingen av mottakende avdeling, for å sikre at varene er mottatt, at de er i riktig mengde og at de er i god stand.
Dermed refererer begrepet "treveiskamp" til å matche tre dokumenter - fakturaen, innkjøpsordren og mottaksrapporten - for å sikre at en betaling skal gjøres. Fremgangsmåten brukes for å sikre at bare autoriserte kjøp refunderes, og derved forhindre tap på grunn av svindel og uforsiktighet.
Hvis denne treveiskampen avslører at leverandørfakturaen er i orden, behandler leverandørens faktura for betaling. Hvis ikke, kontakter personalet leverandøren angående eventuelle problemer de har funnet, noe som kan føre til utstedelse av en revidert faktura eller kanskje en kreditnota fra leverandøren.
Treveis kampkonseptet har problemer. Det er veldig arbeidskrevende, og det kan være vanskelig å samle den nødvendige informasjonen, noe som kan resultere i forsinkede utbetalinger mens leverandørens leverandører søker etter manglende informasjon. Forsinkelser kan irritere leverandører, og også forhindre at et selskap tar rabatter på tidlig betaling. Du kan gjøre treveismatching mer effektiv ved å:
Unntatt små dollar og faste fakturaer fra samsvarskravet.
Tillate at det regnskapspliktige personalet godkjenner fakturaer hvis prisene og enhetene som er oppført i leverandørfakturaen, er innenfor noen få prosent av beløpene angitt i innkjøpsordren.
Det er også automatiserte treveis matchende løsninger tilgjengelig som krever bruk av fullt integrerte ressursplanleggingssystemer, men selv disse løsningene vil sparke ut noen transaksjoner som den automatiserte løsningen mislykkes for, og krever manuell undersøkelse av avvik. Disse automatiserte systemene er så dyre at de ikke er en levedyktig løsning for mindre virksomheter.
