Rapporten om betalbar aldring kategoriserer gjeld til leverandører basert på tidsbokser. Rapporten er vanligvis satt opp med 30-dagers tidsbokser, slik at hver påfølgende kolonne i rapporten viser leverandørfakturaer som er:
0 til 30 dager gammel
31 til 60 dager gammel
61 til 90 dager gammel
Eldre enn 90 dager
Hensikten med rapporten er å gi brukeren et visuelt hjelpemiddel ved å bestemme hvilke fakturaer som er forfalt for betaling. En viktig feil i denne rapporten er imidlertid at den antar at alle fakturaer skal betales innen 30 dager. I virkeligheten kan noen fakturaer forfalles ved mottakelse, om 60 dager, eller nesten hvor som helst i mellom. Følgelig kan en faktura som er oppført i aldringsrapporten som aktuell, faktisk være forfalt for betaling, mens en faktura som er oppført i tidsperioden 31 til 60 dager, faktisk ikke kan betales.
For at rapporten skal være effektiv, bør den med jevne mellomrom ryddes opp, slik at avvik og kreditering fjernes fra rapporten. Ellers har det en tendens til å bli rotete over tid og derfor vanskeligere å lese.
Gitt problemene som er nevnt her, er en bedre løsning å bruke en rapport generert av regnskapssystemet, som bare viser de leverandørfakturaene som nesten er forfalt eller forfalt for betaling, basert på fakturadatoer og leverandørens betalingsbetingelser.
Aldringsrapporten brukes noen ganger av selskapets eksterne revisorer som en liste over gjeld på grunn av slutten av perioden som blir revidert. Denne rapporten er imidlertid bare nyttig for dem hvis summen samsvarer med den endelige betalingsbalansen i hovedboken.
