En forfalt faktura er en fakturering som ikke er betalt fra forfallsdatoen. Hvis en bedrift gir kreditt til sine kunder, vil den sannsynligvis oppleve situasjoner der den må samle inn forfalt faktura. Det er mange trinn tilgjengelig for å gjøre det. Oppsamlingsprosessen begynner virkelig før en faktura utstedes til en kunde. Vurder følgende:
- Konfigurer betalingsbetingelsene på nytt. Krever betaling av hele eller deler av forfalt beløp før levering skjer, komprimer betalingsvilkårene til færre dager, og / eller oppgi at du vil betale for sent gebyr. En eller annen kombinasjon av disse elementene skulle øke aksesjonsinnsamlingen.
- Kredittvurdering . Bør du ha gitt kreditt til en kunde til å begynne med? Enhver middels til stor forespørsel om handelskreditt bør kreve fullføring av en kredittsøknad, undersøkelse av kundens regnskap og gjennomgang av en tredjeparts kredittrapport.
- Fraktfeil . Har selskapet en historie med å utstede feil eller skadede produkter? I så fall vil innsamlingen bli mye vanskeligere. Å korrigere disse interne problemene vil eliminere mange innsamlingsproblemer.
- Faktureringsfeil . Ha en annen person korrekturlesing av komplekse eller store fakturaer. Ellers er det sannsynlig at kundene holder igjen betalingen, selv om feilen ikke involverer prisen som er oppgitt på fakturaen.
Et utvalg av de beste alternativene for innsamling etter utstedelse av fakturaer er angitt nedenfor, i økende rekkefølge. Hvis du ønsker å opprettholde et hjertelig forhold til en kunde, er det best å begrense deg til varene tidligere i listen. Hvis du bare ønsker å få betalt, og ikke forventer eller vil ha et langsiktig forhold, så kan de mer aggressive teknikkene senere på listen være det du trenger. De er:
- Dunning brev . Dette er et påminnelsesbrev (eller faks eller e-post) som angir beløpet som skal betales, fakturanummeret og fakturadatoen. Det er ment å være en lavmælt påminnelse.
- Telefonsamtale . Hvis et svimlende brev ikke gir svar, er det på tide at en person-til-person-samtale finner ut hvorfor betalingen ikke blir utført. Du kan deretter bytte til en rekke taktikker, avhengig av hva du lærer.
- Informer selgerne . Salgsavdelingen din kan kanskje jobbe tilbake kanaler hos kunden for å få betaling.
- Eskaler . Hvis du ikke kan få noen i kundens regnskapsavdeling til å godkjenne betaling, kan det hende du har bedre hell hvis økonomidirektøren eller kontrolleren kontakter motparten.
- Sett opp en betalingsplan . Hvis kunden rett og slett ikke kan betale på dette tidspunktet, så sett opp en betalingsplan for en serie fremtidige betalinger, fortrinnsvis støttet av en personlig garanti fra eieren av kunden.
- Godta retur av varer . Hvis kunden fremdeles har det du har solgt til den, må du sørge for at den returneres.
- Utstede et advokatbrev . Dette er egentlig et "nastygram" utstedt av advokaten din, og på advokatens offisielle brevpapir, og advarer om ytterligere konsekvenser hvis betaling ikke skjer med en gang.
- Sett på et kreditthold . Ikke la fraktavdelingen sende flere forsendelser til kunden, og sørg for at kunden vet om dette kredittholdet.
- Saksøk i retten for småkrav . Det er ganske billig å saksøke en kunde i retten for småkrav, hvis det ubetalte beløpet ikke er stort. Det kan være tilstrekkelig å bare fylle ut klageskjemaet for småkrav og sende en kopi til kunden, i stedet for å sende det til retten.
- Saksøk kunden . Dette er en siste innsats, og vil være både langvarig og kostbar. Det gjør også liten forskjell hvis du vinner i retten hvis kunden ikke har penger. Forhåndsskjerm derfor kunder for å se om de har tilstrekkelige eiendeler før de godkjenner en juridisk kamp.
- Legg inn en ufrivillig konkursbegjæring . Hvis en kunde ikke betaler et antall av sine leverandører, kan du gå sammen med flere andre for å inngi en begjæring for å kaste kunden i konkurs. Dette vil sette i gang lange konkursprosedyrer, men det kan tillate deg å få tilbake en liten mengde av den opprinnelige kundefordringen.
De seks første av disse punktene er relativt beskjedne anstrengelser som ethvert selskap sannsynligvis vil engasjere seg i med sine langsiktige kunder. Nivået på virulens øker betraktelig etterpå, slik at de senere artiklene egentlig bare er å være engasjert i hvis du er villig til å stoppe alt videre salg hos en kunde.
