Oversikt over kundefordringer
Når varer eller tjenester selges til en kunde, og kunden får betale på et senere tidspunkt, er dette kjent som salg på kreditt, og skaper et ansvar for kunden å betale selgeren. Omvendt skaper dette en eiendel for selgeren, som kalles kundefordringer. Dette betraktes som en kortsiktig eiendel, siden selgeren normalt betales på mindre enn ett år.
En kundefordring dokumenteres gjennom en faktura, som selgeren er ansvarlig for å utstede til kunden gjennom en faktureringsprosedyre. Fakturaen beskriver varene eller tjenestene som er solgt til kunden, beløpet den skylder selgeren (inkludert merverdiavgift og fraktkostnader), og når den skal betale.
Hvis selgeren opererer under kontantgrunnlaget for regnskap, registrerer den bare transaksjoner i regnskapsregistrene (som deretter blir samlet inn i regnskapet) når kontanter enten blir betalt eller mottatt. Siden utstedelse av faktura ikke innebærer noen endring i kontanter, er det ingen oversikt over fordringer i regnskapsregistrene. Først når kunden betaler, registrerer selgeren et salg.
Hvis selgeren opererer under det mer brukte opptjeningsgrunnlaget for regnskap, registrerer det transaksjoner uavhengig av eventuelle endringer i kontanter. Dette er systemet der en kontofordring blir registrert. I tillegg er det en risiko for at kunden ikke betaler. I så fall kan selgeren enten belaste disse tapene til utgifter når de oppstår (kjent som direkte avskrivningsmetode), eller den kan forutse mengden av slike tap og belaste et estimert beløp til utgiften (kjent som godtgjørelsesmetoden). Sistnevnte metode er å foretrekke, fordi selgeren samsvarer inntektene med utgiftene til gjeld i samme periode (kjent som matching-prinsippet).
Vi vil illustrere disse konseptene nedenfor.
Registrere salg av tjenester på kreditt
Når tjenester selges til en kunde, oppretter selgeren normalt en faktura i regnskapsprogramvaren, som automatisk oppretter en oppføring for å kreditere salgskontoen og belaste kundefordringskontoen. Når kunden senere betaler fakturaen, vil selgeren belaste kontantkontoen og kreditere kundefordringskontoen. For eksempel fakturerer ABC International en kunde for $ 10 000 i tjenester, og registrerer følgende oppføring:
