I en virksomhet som ikke har nøyaktige lageroppføringer, er det nødvendig med jevne mellomrom å foreta en fullstendig telling av varelageret (kjent som et fysisk antall). Dette gjøres vanligvis på slutten av en måned, et kvartal eller et år for å falle sammen med slutten av en rapporteringsperiode. Som følgende prosedyre viser, tar det mye arbeid å fullføre en nøyaktig fysisk varetelling, slik at selskaper har en tendens til å begrense antall teller fullført per år. Trinnene i prosessen er som følger:
Bestill antall koder . Bestill et tilstrekkelig antall todelt tellemerker for mengden lager som forventes å telles. Disse kodene skal nummereres sekvensielt, slik at de kan spores individuelt som en del av tellingsprosessen.
Forhåndsvisning av inventar . Gjennomgå varelageret flere dager i forkant av den planlagte varetellingen. Hvis det mangler varenummer, eller hvis gjenstander ser ut til å være i en tilstand som vil være vanskelig å telle (for eksempel ikke å være i pose eller eske), gi lagerpersonalet beskjed om å gjøre de nødvendige korrigeringene.
Forhåndsteller lagerbeholdning . Gå gjennom varelageret flere dager i forveien, og tell eventuelle gjenstander som kan plasseres i forseglede beholdere. Forsegl dem i beholderne og merk mengden på tetningsbåndet. Dette gjør telleoppgaven mye enklere under den faktiske tellingen. Hvis en forsegling er ødelagt, vil et telleteam vite at de trenger å telle innholdet i en container på nytt.
Fullfør dataregistrering . Hvis det er gjenværende datainnføringstransaksjoner som skal fullføres, gjør du det før den fysiske varetellingen begynner. Dette inkluderer transaksjoner for utstedelser fra lageret, retur til lageret og overføringer mellom papirkurven på lageret.
Gi beskjed utenfor lagringssteder . Hvis selskapet har noen eksterne lagringsanlegg eller tredjepartslokasjoner som har selskapets lagerbeholdning ved sending, må du varsle dem om at de skal telle lagerbeholdningen fra den offisielle tellingsdatoen og sende denne informasjonen til lagerlederen.
Frys lageraktiviteter . Stopp alle leveranser fra lageret, og adskil også alle nylig mottatte varer der de ikke blir talt. Ellers vil beholdningspostene være i flytende tilstand under varetellingen, og det vil ikke være helt pålitelig.
Instruerer telleteam . Sett sammen to-personerslag for å telle inventaret, og instruere dem om deres telleoppgaver. Disse pliktene innebærer at en person teller inventar mens den andre personen markerer informasjonen på en teller. Én kopi av koden er festet til varelageret, mens teamet beholder den andre kopien.
Utsted koder . En lagerbehandler utsteder blokker med tellemerker til tellingsteamene. Hvert team er ansvarlig for å returnere et spesifikt numerisk utvalg av antall koder, uansett om kodene brukes. Ved å opprettholde kontrollen over alle antall koder, blir tapte koder undersøkt umiddelbart.
Tilordne telleområder . Tilordne et spesifikt utvalg av søppel til hvert telleteam. Legg merke til disse stedene med en highlighter på et kart over lageret. Lagerbehandleren bør føre en hovedliste over hvilke områder av lageret som er telt, og hvilke lag som er tildelt hvert område.
Telle lager . Én person i hvert team teller et bestemt element i en søppelplassering, og deretter markerer den andre personen søppelplasseringen, varebeskrivelsen, delenummer, mengde og måleenhet på en tellemerke. Teamet fester den originale kopien av koden på varelageret og beholder kopien.
Bekreft koder . Etter fullføring av et telleområde returnerer hvert telteam til lagerbehandleren, som bekrefter at alle taggene ble returnert. Hvis det er flere lagerområder som skal telles, tilordner du et nytt område til tellingsteamene og utsteder dem nye blokker med tellemerker etter behov.
Skriv inn taginformasjon . Skriv inn informasjonen på tellerne i et elektronisk datainformasjonsskjema. Når datainnføringen er fullført, kan du skrive ut en rapport som viser alle oppgitte nummer, sortert etter taggenummer, og se etter eventuelle hull i tallene. Undersøk eventuelle nummereringshull som er funnet. Dette vil sikre at alle utstedte antall koder ble inkludert i filen.
Undersøk uvanlige resultater . Sorter inventarrapporten på flere måter for å lete etter uvanlig informasjon, og undersøk merkeoppføringen knyttet til hver enkelt.
Det kan være nyttig å evaluere denne prosedyren etter hver telling, for å se om prosedyren bør endres for å kompensere for eventuelle telleproblemer som oppleves.
