Kontofordringsboken er en underbok der den registreres alt kredittutsalg foretatt av en virksomhet. Det er nyttig for å adskille en registrering av alle beløp fakturert til kunder, samt alle kreditnotaer (og sjeldnere) debetnotaer som er utstedt til dem, og alle betalinger mot fakturaer fra dem. Den endelige saldoen på kundefordringen er lik det samlede beløpet for ubetalte kundefordringer.
En typisk transaksjon registrert i kundefordringen vil registrere en kundefordring, fulgt på et senere tidspunkt av en betalingstransaksjon fra en kunde som eliminerer kundefordringen. Hvis en kunde ikke betaler hele fakturabeløpet, kan det registreres en kreditnota for å eliminere restsaldoen.
Hvis du skulle føre en manuell oversikt over hovedregnskapet, kan den inneholde vesentlig mer informasjon. Datafeltene i en manuelt utarbeidet hovedbok kan inneholde følgende informasjon for hver transaksjon:
Fakturadato
Fakturanummer
Kundenavn
Identifiseringskode for solgt vare
Omsetningsavgift
Totalt fakturert beløp
Betalingsflagg (angir om det er betalt eller ikke)
Det primære dokumentet som er registrert i kundefordringen er kundefakturaen. Også, hvis du gir kreditt tilbake til en kunde for slike gjenstander som returnerte varer eller gjenstander som er skadet under transport, så registrerer du også en kreditnota i hovedboken. En tilleggsavgift til en kunde kan vises i et debetnota (eller i en egen faktura).
Informasjonen i hovedregnskapet samles med jevne mellomrom (hvor som helst fra daglig til månedlig) og bokføres til en konto i hovedboken, som er kjent som en kontrollkonto. Kontofordringskontokontoen brukes til å hindre å rote hovedboken med den enorme mengden informasjon som vanligvis er lagret i kundefordringen. Umiddelbart etter konteringen, skal saldoen i kontrollkontoen matche saldoen i kundefordringen. Siden det ikke er lagret noen detaljerte transaksjoner i kontrollkontoen, må alle som ønsker å undersøke kundefaktura- og kreditnota-transaksjoner bore seg ned fra kontrollkontoen til kundefordringen for å finne dem.
Før du avslutter bøkene og genererer regnskaper på slutten av en regnskapsperiode, må du fullføre alle oppføringene i kundefordringen, lukke hovedboken for den perioden og bokføre totalene fra kundefordringen til hovedboken. Disse trinnene fullføres automatisk i noen regnskapsprogrammer når en bruker indikerer at en periode skal lukkes.
Lignende vilkår
Kontofordringsboken er også kjent som kontofordringsboks eller underfordring.
