Budsjettplanlegging er prosessen med å lage et budsjett og deretter bruke det til å kontrollere driften av en virksomhet. Formålet med budsjettplanlegging er å redusere risikoen for at organisasjonens økonomiske resultater blir dårligere enn forventet. Det første trinnet i budsjettplanlegging er å lage et budsjett. Dette oppnås ved å delta i følgende oppgaver, som presenteres i deres omtrentlige rekkefølge:
Få strategisk retning fra styret. Dette trinnet er nødvendig for å sette planens generelle retning, for eksempel å legge til en ny produktlinje eller å avslutte et datterselskap.
Lag en kalender med budsjettmessige milepæler. Det er behov for spesifikke forfallsdatoer for å sikre at ledergruppen oppretter sine respektive deler av budsjettet i tide, slik at disse delene kan rulles inn i hovedbudsjettmodellen.
Lag budsjettpolicyer og prosedyrer. Denne dokumentasjonen er nødvendig for å gi retning til lederne som er involvert i utformingen av budsjettet.
Last inn budsjettet. I noen tilfeller er det mer effektivt å forsyne ledere med en foreløpig budsjettmodell som allerede inneholder et estimert budsjett. Anslått budsjett er basert på historiske resultater, justert for inflasjon. Ledere kan deretter rette oppmerksomheten mot de mer kritiske endringene i budsjettmodellen.
Utsted den foreløpige budsjettmodellen med retningslinjer, prosedyrer og milepælsdatoer til de ansvarlige lederne. Den ansvarlige for budsjettet gir deretter støtte til disse lederne når de justerer den leverte budsjettmodellen.
Samle og revidere modellen. Når budsjettsegmenter returneres av ledere, blir segmentene samlet i en hovedbudsjettmodell, som deretter blir gjennomgått av toppledelsen. Disse lederne vil sannsynligvis pålegge endringer i modellen, for eksempel justeringer i kapitalutgifter eller kostnadsnivåer. Disse mandatene krever en rekke revisjoner av de lederne som lager modellen.
Når alle parter er fornøyde med budsjettmodellen, signerer styret den og regnskapsavdelingen laster den inn i regnskapsprogramvaren, noe som resulterer i budsjett versus faktisk regnskap.
Når en budsjettmodell er fullført, blir den deretter brukt til å kontrollere driften av en virksomhet. Dette kan gjøres på følgende måter:
Rapporter budsjett kontra faktiske avvik til ledelsen, slik at de største negative avvikene blir undersøkt.
Betal bonuser basert på overholdelse av budsjettet.
Bare godkjenne utgifter hvis det er igjen midler i budsjettet til å gjøre det.
