Når du avstemmer en konto, viser du at transaksjonene som summerer til sluttkontosaldoen for kontoen er korrekte. Dette betyr at du kan bevise en av følgende to påstander:
At transaksjonene som inngår i en inntekts-, utgifts-, gevinst- eller tapskonto, hører hjemme i den kontoen, og derfor ikke skal flyttes til en konto som nærmere samsvarer med transaksjonens art; eller
At transaksjonene som er inkludert i en eiendel-, forpliktelses- eller egenkapitalkonto er gyldige, og derfor ikke skal skylles ut av balansen ved å flytte transaksjonene til kontoer tilknyttet resultatregnskapet.
Revisorer ønsker å se en kontoavstemming for større kontoer, selv om avstemming bør utføres selv i mangel av en revisorforespørsel, siden dette er en god regnskapsskikk som fører til mer nøyaktige regnskaper.
En kontoavstemming gjøres vanligvis for alle aktiva-, gjelds- og aksjekontoer, siden kontosaldoen deres kan fortsette i mange år. Det er mindre vanlig å avstemme en inntekts- eller utgiftskonto, siden kontosaldoen skylles ut på slutten av hvert regnskapsår. Dette kan imidlertid bare gjøres for å bekrefte at transaksjoner ble registrert på riktig konto; en avstemming kan avsløre at en transaksjon skal flyttes til en annen konto. Vanligvis betyr dette å flytte en utgift til en annen konto.
Det er to måter å avstemme en konto på:
Dokumentasjonsgjennomgang . En dokumentasjonsgjennomgang er den vanligste formen for kontoavstemming, og den som revisorer foretrekker. Under denne metoden, hente frem kontodetaljene i regnskapsprogramvaren, og gjennomgå hensiktsmessigheten av hver transaksjon som er oppført i kontoen. Hvis du for eksempel avstemmer kundekontofordringskontoen, skal saldoen på kontoen nøyaktig samsvare med summen av den åpne kundefordringsrapporten.
Analytics gjennomgang . Under en analytisk gjennomgang, lag et estimat av hva som skal være i kontoen, basert på historiske aktivitetsnivåer eller en annen beregning. For eksempel estimer du mengden forventede tap på den åpne kontofordringskontoen, og se om dette omtrent samsvarer med saldoen i godtgjørelsen for kontroversielle kontoer.
Hvis kontoavstemmingen avslører at en kontosaldo ikke er riktig, kan du justere kontosaldoen for å matche den støttende detalj. Ved å gjøre dette kan du alltid rettferdiggjøre kontosaldoer. Behold alltid avstemmingsdetaljen for hver konto, ikke bare som bevis, men også slik at den kan brukes som utgangspunkt for kontoavstemming i påfølgende perioder.
