En mottaksrapport brukes til å dokumentere innholdet i en levering til en bedrift. Skjemaet fylles ut av det mottakende personalet i virksomheten som godtar de leverte varene. Følgende informasjon er vanligvis inkludert i en mottaksrapport:
- Dato og klokkeslett da leveransen ble mottatt
- Navnet på rederiet som leverte varene
- Navnet på hvert mottatt element
- Mengde av hver mottatt vare
- Det autoriserende innkjøpsordrenummeret, hvis det er angitt i leveringsdokumentasjonen eller esken
- Tilstanden på mottatte varer. Dette kan være en negativ oppføring, der bare skadede varer blir notert.
Mottaksrapporten kan brukes på flere måter, inkludert følgende:
- Returnerer . Hvis visse varer skal returneres, dokumenterer mottaksrapporten årsaken til retur, for eksempel skadet gods.
- Gjeld . Mottaksrapporten kan brukes som bevis for mottakelse i treveis matchingsprosessen. Denne tilnærmingen brukes oftere for kjøp i større dollar.
- Periodisering . Regnskapsstaben kan bruke mottaksrapporter som ble fullført nær månedsslutt for å påløpe utgifter for leverandørfakturaer som ennå ikke er kommet.
En hovedkopi av hver mottaksrapport lagres i mottaksavdelingen. Kopier sendes til andre avdelinger som kreves av selskapets prosedyrer, for eksempel kopien sendt til leverandørens gjeld for å dokumentere mottatte varer.
Fra et kontrollperspektiv kan det være nyttig å unikt nummerere hver mottaksrapport. Tallrekkefølgen kan deretter undersøkes for å se om mottaksrapporter mangler.
