Oversikt over bankavstemming
En bankavstemming er prosessen med å matche saldoen i foretakets regnskap for en kontantkonto med den tilsvarende informasjonen på en kontoutskrift. Målet med denne prosessen er å finne ut forskjellene mellom de to, og å bokføre endringer i regnskapsregistrene etter behov. Informasjonen på kontoutskriften er bankens oversikt over alle transaksjoner som påvirker enhetens bankkonto i løpet av den siste måneden.
En bankavstemming bør gjennomføres med jevne mellomrom for alle bankkontoer, for å sikre at selskapets kontoposter er korrekte. Ellers kan den oppdage at kontantsaldoer er mye lavere enn forventet, noe som resulterer i sprette sjekker eller kassakostnader. En bankavstemming vil også oppdage noen typer svindel etter det faktum; denne informasjonen kan brukes til å utforme bedre kontroller over mottak og betaling av kontanter.
Hvis det er så lite aktivitet på en bankkonto at det virkelig ikke er behov for en periodisk bankavstemming, bør du stille spørsmål ved hvorfor kontoen til og med eksisterer. Det kan være bedre å avslutte kontoen og rulle gjenværende midler til en mer aktiv konto. Ved å gjøre dette kan det være lettere å investere restmidlene, samt å overvåke status for investeringen.
I det minste skal du foreta en bankavstemming kort tid etter slutten av hver måned, når banken sender selskapet en kontoutskrift som inneholder bankens begynnende kontantsaldo, transaksjoner i løpet av måneden og avslutning av kontantsaldoen. Det er enda bedre å foreta en bankavstemming hver dag, basert på bankens månedlige informasjon, som skal være tilgjengelig på bankens nettsted. Ved å fullføre en bankavstemning hver dag, kan du oppdage og rette opp problemer umiddelbart. Spesielt vil en daglig avstemming fremheve eventuelle ACH-belastninger fra kontoen du ikke autoriserte; Du kan deretter installere en debetblokk på kontoen for å forhindre at disse ACH-debetene brukes til å ta ut penger fra kontoen uten din tillatelse.
Det er ekstremt usannsynlig at et selskaps sluttbeholdning og bankens sluttbeholdning vil være identisk, siden det sannsynligvis er flere betalinger og innskudd under transport til enhver tid, samt bankgebyrer (for å akseptere sjekker, registrere innskudd og så frem), straffer (vanligvis for kassekreditt) og ikke tilstrekkelige midler innskudd som selskapet ennå ikke har registrert.
Den essensielle prosessflyten for en bankavstemming er å starte med bankens slutt kontantbeholdning, legge til innskudd i transitt fra selskapet til banken, trekke eventuelle sjekker som ennå ikke har ryddet banken, og enten legge til eller trekke fra andre gjenstander. Deretter går du til selskapets sluttbeløp og trekker fra eventuelle banktjenester, NSF-sjekker og bøter, og legger til opptjent rente. På slutten av denne prosessen skal den justerte banksaldoen være lik selskapets sluttjusterte kontantsaldo.
Bankavstemmingsterminologi
Nøkkelordene du må være oppmerksom på når du arbeider med en bankavstemming er:
Depositum i transitt . Kontanter og / eller sjekker som er mottatt og registrert av et foretak, men som ennå ikke er registrert i arkivene til banken der foretaket deponerer midlene. Hvis dette skjer ved utgangen av måneden, vil ikke innskuddet vises i kontoutskriften, og blir dermed en avstemmende post i bankavstemmingen. Et innskudd i transitt skjer når et innskudd ankommer banken for sent til at det kan registreres den dagen, eller hvis enheten sender innskuddet til banken (i så fall kan en postflyt på flere dager føre til forsinkelse), eller enheten har ennå ikke sendt innskuddet til banken i det hele tatt.
Enestående sjekk . En sjekkbetaling som er registrert av den utstedende enheten, men som ennå ikke har ryddet bankkontoen som et fradrag fra kontanter. Hvis banken ennå ikke har godkjent banken innen utgangen av måneden, vises den ikke på kontoutskriften på slutten av måneden, og det er også en avstemmende post i bankavstemmingen.
NSF sjekk . En sjekk som ikke ble respektert av banken til enheten som utstedte sjekken, med den begrunnelsen at enhetens bankkonto ikke inneholder tilstrekkelige midler. NSF er et akronym for "ikke tilstrekkelige midler." Enheten som prøver å innløse en NSF-sjekk kan bli belastet et behandlingsgebyr av banken. Enheten som utsteder en NSF-sjekk, vil helt sikkert bli belastet et gebyr av banken.
Bankavstemmingsprosedyre
Følgende bankavstemmingsprosedyre forutsetter at du oppretter bankavstemming i en regnskapsprogramvarepakke, noe som gjør avstemmingsprosessen enklere:
Gå inn i bankavstemmingsprogramvaremodulen. En liste over uavklarte sjekker og uavklarte innskudd vises.
Kryss av i bankavstemningsmodulen for alle sjekker som er oppført på kontoutskriften for å ha ryddet banken.
Kryss av i bankavstemmingsmodulen alle innskudd som er oppført på kontoutskriften for å ha ryddet banken.
Skriv inn alle bankkostnader som vises på kontoutskriften, og som ikke allerede er registrert i selskapets poster.
Angi sluttsaldoen på kontoutskriften. Hvis bok- og banksaldoen stemmer overens, legg inn alle endringene som er registrert i bankavstemmingen, og lukk modulen. Hvis saldiene ikke stemmer overens, fortsett å gjennomgå bankavstemmingen for ytterligere avstemmende poster. Se etter følgende ting:
Sjekker registrert i bankregistrene til et annet beløp enn det som er registrert i selskapets poster.
Innskudd registrert i bankregistrene til et annet beløp enn det som er registrert i selskapets poster.
Sjekker registrert i bankregistrene som ikke er registrert i det hele tatt i selskapets poster.
Innskudd registrert i bankregistrene som ikke er registrert i det hele tatt i selskapets poster.
Innkommende bankoverføringer der det er hentet løftegebyr.
Problemer med bankavstemming
Det er flere problemer som kontinuerlig oppstår som en del av bankavstemningen, og som du bør være klar over. De er:
Uklarte kontroller som fortsatt ikke presenteres . Det vil være et gjenværende antall sjekker som enten ikke blir presentert for banken for betaling på lang tid, eller som aldri blir presentert for betaling. På kort sikt bør du behandle dem på samme måte som alle andre uavklarte sjekker - bare hold dem oppført i den uavklarte sjekklisten i regnskapsprogramvaren, slik at de blir en kontinuerlig avstemmende vare. På lang sikt bør du kontakte betalingsmottaker for å se om de noen gang har mottatt sjekken; du vil sannsynligvis trenge å annullere den gamle sjekken og utstede dem en ny.
Sjekker fjerner banken etter at den er annullert . Som nevnt i forrige spesialutgave, vil du sannsynligvis ugyldiggjøre den gamle sjekken og utstede en erstatningssjekk hvis en sjekk forblir uklar i lang tid. Men hva om betalingsmottakeren da utbetaler den originale sjekken? Hvis du annullerte det med banken, bør banken avvise sjekken når den blir presentert. Hvis du ikke annullerte det med banken, må du registrere sjekken med en kreditt til kontantkontoen og en debet for å indikere årsaken til betalingen (for eksempel en utgiftskonto, eller en økning i en kontantkonto eller reduksjon i en forpliktelseskonto). Hvis betalingsmottakeren ennå ikke har innløst erstatningssjekken, bør du annullere den med banken med en gang for å unngå dobbel betaling. Ellers må du forfølge tilbakebetaling av den andre sjekken med betalingsmottakeren.
Deponerte sjekker returneres . Det er tilfeller der banken vil nekte å sette inn en sjekk, vanligvis fordi den trekkes på en bankkonto i et annet land. I dette tilfellet må du reversere den opprinnelige oppføringen relatert til det innskuddet, som vil være en kreditt til kontantkontoen for å redusere kontantsaldoen, med en tilsvarende debet (økning) på kontofordringskontoen.
En annen mulighet som kan forårsake problemer er at datoene som dekkes av kontoutskriften har endret seg, slik at noen varer er inkludert eller ekskludert. Denne situasjonen bør bare oppstå hvis noen i selskapet ba banken om å endre sluttdatoen for selskapets bankkonto.
Eksempel på bankavstemming
ABC International stenger bøkene for måneden som gikk ut 30. april. ABCs kontroller må forberede en bankavstemming basert på følgende spørsmål:
Kontoutskriften inneholder en sluttbalanse på $ 320.000.
Kontoutskriften inneholder en sjekkutskrift på $ 200 for nye sjekker som selskapet bestilte.
Kontoutskriften inneholder en serviceavgift på $ 150 for å betjene bankkontoen.
Kontoutskriften avviser et depositum på $ 500 på grunn av ikke tilstrekkelige midler, og belaster selskapet et gebyr på $ 10 forbundet med avvisningen.
Kontoutskriften inneholder renteinntekter på $ 30.
ABC utstedte $ 80 000 sjekker som ennå ikke har ryddet banken.
ABC satte inn $ 25 000 sjekker ved månedsslutt som ikke ble satt inn i tide for å vises på kontoutskriften.
Kontrolleren oppretter følgende avstemming:
