Denne artikkelen gir en oversikt over grunnleggende om finansregnskap for ikke-regnskapsfører. Dens retning er å registrere finansiell informasjon om en bedrift.
Først, hva mener vi med "finansiell" regnskap? Dette refererer til registrering av informasjon om penger. Dermed vil vi snakke om å utstede en faktura til noen, så vel som deres betaling av den fakturaen, men vi vil ikke ta opp noen endring i verdien av et selskaps samlede virksomhet, siden sistnevnte situasjon ikke innebærer en spesifikk transaksjon som involverer penger.
En "transaksjon" er en forretningsbegivenhet som har en økonomisk innvirkning, for eksempel å selge varer til en kunde eller kjøpe forsyninger fra en leverandør. I finansregnskapet utløser en transaksjon registrering av informasjon om pengene som er involvert i hendelsen. For eksempel vil vi registrere slike hendelser (transaksjoner) i regnskapsregistrene som:
Å pådra seg gjeld fra en utlåner
Mottak av en utgiftsrapport fra en ansatt
Mottak av faktura fra leverandør
Selge varer til en kunde
Å overføre merverdiavgift til regjeringen
Betale lønn til ansatte
Å overføre lønnsskatt til regjeringen
Vi registrerer denne informasjonen i "kontoer". En konto er en egen, detaljert post om et bestemt element, for eksempel utgifter til kontorrekvisita, kundefordringer eller leverandørgjeld. Det kan være mange kontoer, hvorav de vanligste er:
Kontanter . Dette er den nåværende saldoen av kontanter som en bedrift har, vanligvis i sjekk- eller sparekontoer.
Kundefordringer . Dette er salg på kreditt, som kundene må betale for på et senere tidspunkt.
Lager . Dette er varer som er på lager, for eventuelt salg til kunder.
Anleggsmidler . Dette er dyrere eiendeler som virksomheten planlegger å bruke i flere år.
Leverandørgjeld . Dette er forpliktelser som skal betales til leverandører som ennå ikke er betalt.
Påløpte utgifter . Dette er forpliktelser som virksomheten ennå ikke er fakturert for, men som den til slutt må betale for.
Gjeld . Dette er kontanter lånt ut til virksomheten av en annen part.
Egenkapital . Dette er eierandelen i virksomheten, som er stiftelseskapitalen og eventuelle påfølgende fortjenester som er beholdt i virksomheten.
Inntekter . Dette er salg gjort til kunder (både på kreditt og i kontanter).
Kostnad for solgte varer . Dette er kostnaden for varer eller tjenester som selges til kunder.
Administrasjonskostnader . Dette er en rekke utgifter som kreves for å drive en bedrift, for eksempel lønn, husleie, verktøy og kontorrekvisita.
Inntektsskatt . Dette er skatten som betales til regjeringen på fortjeneste tjent av virksomheten.
Hvordan legger vi inn informasjon om transaksjoner i disse kontoene? Det er to måter å gjøre det på:
Programvare moduloppføringer . Hvis du bruker regnskapsprogramvare til å registrere finansielle regnskapstransaksjoner, vil det sannsynligvis være online skjemaer du kan fylle ut for hver av de store transaksjonene, for eksempel å opprette en kunde eller faktura eller registrere en leverandørfaktura. Hver gang du fyller ut ett av disse skjemaene, fyller programvaren automatisk ut kontoene for deg.
Journaloppføringer . Du kan få tilgang til et journaloppføringsskjema i regnskapsprogramvaren, eller opprette en journaloppføring for hånd. Det er veldig mye med journaloppføringer. Kort fortalt må en journaloppføring alltid ha innvirkning på minst to kontoer, med en debetoppføring registrert mot en konto og en kredittoppføring mot den andre. Det kan være mange flere enn bare to kontoer, men den totale beløpet i dollar må være lik det totale kredittbeløpet i dollar. Se artikkelen om journaloppføringer for mer informasjon.
Regnskapet er lagret i hovedboken. Dette er hovedsettet for alle kontoer, der alle forretningstransaksjoner som er ført i kontoene lagres med journaloppføringer eller programvaremoduloppføringer. Dermed er hovedboken din go-to-dokument for all detaljert finansiell regnskapsinformasjon om en virksomhet.
Hvis du vil forstå detaljene for en bestemt konto, for eksempel det nåværende beløpet for utestående kundefordringer, vil du få tilgang til hovedboken for denne informasjonen. I tillegg gir de fleste regnskapsprogrammer en rekke rapporter som gir deg bedre innsikt i virksomheten enn bare å lese gjennom regnskapet. Spesielt er det rapporter om aldrende kundefordringer og aldersregnskap som er nyttige for å bestemme gjeldende liste over henholdsvis ikke-innkrevde kundefordringer og ubetalte leverandørgjeld.
Hovedbok er også kildedokumentet for regnskapet. Det er flere regnskaper, som er:
Balanse . Denne rapporten viser virksomhetens eiendeler, forpliktelser og egenkapital per rapportdatoen.
Resultatregnskap . Denne rapporten viser inntektene, utgiftene og fortjenesten eller tapet av virksomheten i en bestemt periode.
Oppstilling over kontantstrømmer . Denne rapporten viser kontantstrøm og utstrømning generert av virksomheten i en bestemt periode. Den kan formateres ved å bruke den direkte metoden eller den indirekte metoden.
Andre mindre brukte elementer i årsregnskapet er oppstilling over beholdt inntjening og et stort antall medfølgende opplysninger.
Oppsummert har vi vist at finansregnskap innebærer registrering av forretningstransaksjoner i kontoer, som igjen er oppsummert i hovedboken, som igjen brukes til å lage regnskap.
