Utgifter påløper når en ressurs forbrukes. Du kan konsumere en ressurs gjennom tidene eller ved å fysisk bruke opp en ressurs. For eksempel vil du pådra deg en kostnad:
Til leie gjennom tiden i en leieperiode
For avskrivninger over tid i løpet av en anleggsmiddels levetid
For et produkt når det selges
For immaterielle utgifter, for eksempel kontorrekvisita, antas det at en kostnad er pådratt så snart disse varene er kjøpt, siden det er for dyrt å holde oversikt over dem og registrere når varene faktisk blir konsumert på et senere tidspunkt.
Du pådrar deg ikke nødvendigvis en kostnad når du pådrar deg en forpliktelse. For eksempel når eieren av en virksomhet signerer en leieavtale der selskapet forplikter seg til å betale husleie for kontorlokaler de neste tre årene, har virksomheten pådratt seg en forpliktelse til å pådra seg en kostnad. Imidlertid pådrar det seg faktisk ikke utgiften før den fullfører hver av de forskjellige leieperiodene (når den har "fortært" leien).
Det er mulig å pådra seg en kostnad uten å ha noen tilsvarende leverandørfaktura eller lønnsbetaling for å registrere hendelsen; dette oppstår når leverandørfakturaen ennå ikke er kommet, eller en ansatt ennå ikke er betalt. I disse tilfellene, og hvis en bedrift stenger bøkene på slutten av måneden, bør den påløpe en kostnad med en journalføring for å registrere utgiften i den måneden den ble pådratt. Fra et effektivitetsperspektiv brukes ikke periodiserte utgifter hvis utgiftene er for små til å være vesentlige for de rapporterte resultatene i resultatregnskapet.
Kostnadsopptjening kan heller ikke registreres hvis et selskap bruker en soft close for å lukke bøkene, i så fall vil det sannsynligvis påløpe utgifter i neste rapporteringsperiode.
